• - ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!
  • При поддержке Общероссийской "Партнер"

Серебрякова Е. Е. Юрист НКО
Отдел юр. сопровождения

Юр.сопровождение НКО от 2000р.
Персональный юрист НКО
Договоры, собрания, положения, и.т.д
Консультация и анализ структуры НКО
Позвонить:

Электронные или бумажные книжки НКО: что выбрать?

Ни для кого не секрет, что трудовой путь каждого работника отражен в специальном документе — в трудовой книжке, которая является основным документом в трудовых отношениях между работником и работодателем. Именно в ней содержится информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Кроме того, трудовая книжка в случае непредвиденных ситуаций позволит работнику подтвердить свой трудовой стаж в Пенсионном Фонде России.

Однако с развитием информационных технологий трудовая книжка на бумажных носителях стала стремительно терять свою значимость в качестве инструмента контроля за трудовой деятельностью работников. Кроме того, трудовая книжка в бумажном формате по истечении времени может прийти в негодность, также ее с легкостью возможно потерять, или она может быть испорчена в повседневной деятельности человека.

В связи с этим органами государственной власти Российской Федерации был разработан законопроект, который определил переход с бумажного на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан. Этот переход отражен в Федеральном законе от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее по тексту — Федеральный закон № 439-ФЗ). Федеральный закон № 439 — ФЗ регламентирует особенности формирования информации о стаже работников в электронной форме, а также передачи этой информации в реестр, который находится в ведении Пенсионного фонда Российской Федерации.

  1. Для чего используются трудовые книжки
  2. Разница между бумажными и электронными трудовыми книжками (ЭТК)
  3. Порядок учета ЭТК работодателем
  4. Документация, которую обязана вести НКО в связи с этим
  5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыш в нее
  6. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  7. Штрафные санкции
  8. Процесс «возврата» трудовой книги сотруднику

Для чего используются трудовые книжки

Нельзя не отметить, что трудовые книжки играют важную роль в трудовой деятельности любого работника. Так, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (далее по тексту — ТК РФ) при приеме на работу гражданин предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Безусловно, одной из важных информаций, которые содержатся в трудовой книжке, являются трудовой стаж и опыт работника, которые необходимы для установления размера пенсии.

К тому же, в трудовой книжке указаны сведения об образовании работника. Этот пункт значим, поскольку многие специальности, а именно работа по таким специальностям требует особых знаний (например, стоматологом может быть только лицо, у которого имеется диплом об оконченном медицинском образовании).

  • Также трудовая книжка содержит в себе полезную и крайне важную информацию как для работника, так и для работодателя.

Стоит отметить, что в трудовой книжке содержатся сведения о наличии награждений и благодарностей работника. Такие сведения помогут работнику зарекомендовать себя при поиске новой работы, а также эти сведения можно рассматривать со стороны стимулирования и мотивирования работника на плодотворное сотрудничество с работодателем. Однако в случае нарушения трудовой дисциплины трудовая книжка может содержать в себе информацию, которая будет указывать на совершенные дисциплинарные проступки.

Важно помнить, что сведения о таких дисциплинарных взысканиях, как замечание и выговор, не вносятся в трудовую книжку. В ней будет отражено только увольнение работника по основаниям, которые содержат в себе грубые дисциплинарные проступки (например, однократное грубое нарушением работником трудовых обязанностей или неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если работник уже имеет дисциплинарное взыскание — выговор или замечание).

Содержание дисциплинарных взысканиях в трудовой книжке работника позволяет работодателю отследить причины увольнений работника с предыдущих мест работ.

Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод о том, что трудовая книжка содержит в себе достаточно много информации, которая крайне важна и которая будет полезна работодателю и самому работнику.

Разница между бумажными и электронными трудовыми книжками (ЭТК)

ЭТК — электронная трудовая книжка — документ, содержащий записи о трудоустройствах гражданина с информацией с 2020 года. При необходимости может быть выдана выписка со сведениями и до 2020 года тоже.

С 1 января 2020 года на территории Российской Федерации был совершен переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то есть были введены электронные трудовые книжки (далее по тексту — ЭТК).

Трудовые книжки на электронном носителе, безусловно, отличаются от трудовых книжек в бумажном формате. Необходимо сказать, что у ЭТК есть преимущества над вторыми.

Назовем преимущества использования электронных трудовых книжек для работодателей:

  1. Во-первых, введение ЭТК — это, прежде всего, минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки, поскольку инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно большое количество.
  2. Во-вторых, переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде исключает риск утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, так как она сформирована в Пенсионном фонде России.
  3. В-третьих, электронные трудовые книжки удобно систематизируют сведения о трудовой деятельности, тем более что многие работодатели уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме.
  4. В-четвертых, переход на ЭТК — это также снижение издержек на кадровый документооборот.
  5. В-пятых, трудовые книжки на электронном носителе обеспечивают высокую степень защиты персональных данных ввиду того, что базы защищены и передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Далее обозначим преимущества использования электронных трудовых книжек для работников.

  1. В первую очередь стоит отметить, что после цифровизации трудовых книжек получение сведений о трудовой деятельности стало более удобным. Ранее возникали такие ситуации, в которых получение сведений о трудовой деятельности работника было затруднено при ликвидации организации. Сейчас же при наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в Пенсионный фонд России полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.
  2. Далее следует обозначить возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте Пенсионного фонда России.
  3. Следующим преимуществом использования электронных трудовых книжек является удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в Пенсионном фонде России или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Можно прийти к выводу, что при сравнении с трудовыми книжки в бумажном виде использование электронных трудовых книжек является более удобным и современным способом хранения и учета информации о трудовой деятельности работника. Поскольку переход на электронные трудовые книжки минимизировал риски потери трудовой книжки, предоставил более удобное получение сведений о трудовой деятельности работника, а также обеспечивают высокую степень защиты персональных данных работников.

Далее возникает логичный вопрос — как вести порядок учета электронной трудовой книжки работодателем?

  • Трудовые книжки на электронном носителе в Российской Федерации ведет Пенсионный фонд России, а работодатели лишь подают в Пенсионный фонд России с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях в своих организациях. Получается, что обязанности работодателей в связи с ведением электронных трудовых книжек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Порядок учета ЭТК работодателем

Рассмотрим подробнее некоторые такие обязанности работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.

Работодатели с 2020 года сдают в Пенсионный фонд России отчет СВЗ-ТД. Этот отчет необходимо подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим, если в истекшем месяце (в соответствии с пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования от «01» апреля 1996 года № 27-ФЗ») работнику был оформлен перевод на другую постоянную работу или работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге. Ведь если у работника не было возможности подать такое заявление в 2020 году (к примеру, из-за того, что он вообще не работал в 2020 году, хотя трудовой стаж у него есть), то в 2021 году он может это сделать.

Если же имело место увольнение кого-либо из работников либо же, наоборот, был осуществлен прием на работу нового сотрудника, то отчет СЗВ-ТД необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Все же вопрос о ведении учета электронных трудовых книжек работодателем остается не закрытым.

Стоит отметить, что вести учет трудовых книжек на электронном носителе не входит как в таковые обязанности работодателя. Ведь необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронные трудовые книжки, собирает и хранит у себя Пенсионный фонд России. Пенсионный фонд ведет и учет электронных трудовых книжек. Работодатель же в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек о том, что она выдана работнику на основании его заявления согласно Письму Минтруда от «12» февраля 2020 года № 14-2/В-150.

К тому же заводить отдельный реестр или журнал учета со сведениями об электронных книжках работников нет необходимости для работодателя.

  • Вместе с тем, если работодателю необходима будет такая информация, то работодатель может организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, работодатель, например, сразу будете знать, что нужно ему будет оформлять на сотрудника форму СТД-Р или нет.

Все же если работодателю необходимо будет вести журнал учета электронных трудовых книжек, то следует сказать о том, что форма журнала учета книжек нигде не утверждена, поскольку обязанность работодателя вести журнал учета ЭТК не закреплена на законодательном уровне. Работодатель вправе разработать форму самостоятельно и под свои нужны. Вести такой журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Далее обозначим, какую информацию может в себя включать журнал учета электронных трудовых книжек. В этом журнале можно отразить информацию о порядковом номере записи, Ф.И.О. работника, табельном номере и должности сотрудника, реквизитах приказа о приеме сотрудника на работу, дате заявления о переходе на ЭТК, дате, когда была выдана бумажная трудовая книжка работнику на руки; дате выдачи формы СТД-Р (в случае увольнения работника), а также Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который ведет журнал.

В случае, если работодатель пришел к бумажному варианту ведения журнала учета трудовых книжек, то желательно будет обратить внимание на следующие моменты: 

  1. Первое — это оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование работодателя, название регистра, а также дату начала его ведения и дату окончания;
  2. Второе — журнал нужно прошить, также все страницы регистра должны быть пронумерованы;
  3. Третье — руководитель организации должен заверить журнал своей подписью (если есть печать, то и ей тоже);
  4. Четвертое — наличие надписи на заднем обороте журнала «Прошито и пронумеровано на __ листах»;
  5. Пятое — желательно в журнале учета трудовых книжек не должно быть помарок и исправлений.

При этом необходимо отметить, что ведение учета электронных трудовых книжек работодателем не обязателен. При необходимости работодатель может самостоятельно разработать и утвердить его форму.

Документация, которую обязана вести НКО по трудовым книжкам

В некоммерческих организациях в сфере трудовых отношений должен быть организован учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также учет движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книги и учет движения трудовых книжек и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности, поэтому предлагаем более подробно разобрать каждый из них.

Далее предлагаем обратить Ваше внимание на не менее важную документацию в сфере трудовых отношений — на приходно-расходную книгу учета трудовых книжек и на книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыш в нее

Целью ведения приходно-расходных книг является учет бланков старой отчетности. К таким бланкам, к примеру, относятся документы, которые предназначены для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те документы, которые подтверждают страховой стаж гражданина.

Вместе с тем, отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, которая присваивается ещё на этапе изготовления документа в типографии.

Важно знать, что учет бланков строгой отчетности необходимо вести поштучно, то есть с момента изготовления бланка и до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

Организация в процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности постоянно использует бланки строгой отчетности. Локальными нормативными актами организации должен быть установлен их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этими же актами должен был определен и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывают в отдельной приходно-расходной книге. Этот факт относится к бланкам трудовых книжек и вкладышей в них.

Далее следует сказать, что Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от «19» мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее по тексту — Приказ Минтруда) регламентирует порядок учета и хранения бланков трудовых книжек и внесения записей в вышеупомянутые кадровые документы.

Также вышеупомянутый Приказ Минтруда установил обязанность работодателей в виде ведения учета и бланков трудовых книжек, а также вкладышей в них. Однако после издания Приказа Минтруда унифицированные формы книг и журналов учета бланков книжек стали необязательны. Получается, что организация сама может разработать бланк документа и предусмотреть в нём те графы и разделы, которые будут нужны организации.

Помимо того, что каждая организация должна вести приходно-расходную книжку по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них в качестве формы учеты по чистым бланкам трудовых книжек, также организации необходимо вести учет по движению трудовых книжек в соответствии с п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Прежде всего стоит сказать, что ведется книга учета движения трудовых книжек для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу и при увольнении.
Более того, данная книга (журнал) понадобится при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Далее предлагаем обозначить, какое лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек. Ведение книги учета движения трудовых книжек, как правило, поручают сотрудникам отдела кадров. В зависимости от размеров организации и особенностей ее работы этим также может заниматься бухгалтерия или, например, секретарь. Руководитель, издавая приказ, таким образом назначает ответственного за учет движения трудовых книжек.

Книгу учета движения трудовых книжек начинают заново не каждый год, а только тогда, когда закончится старый документ. Поэтому если в некоммерческой организации штат небольшой, то одного журнала может хватить организации на длительный срок. Стоит отметить, что общий срок хранения книги движения указан в п. 695 Перечня из Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Срок хранения учета движения трудовых книжек составляет 75 лет. Поэтому организации стоит позаботиться о том, чтобы бланк книги был качественно и четко сделан по определенным стандартам.

Штрафные санкции

Отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, а также отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них являются серьезными нарушениями в сфере трудовых отношений. За данные правонарушения в Кодексе об административных правонарушениях Российской Федерации (далее по тексту — КоАП РФ) предусмотрена административная ответственность согласно ст. 5.27 в качестве предупрежде   ния или даже наложения штрафа.

Так, в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение российского трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей, на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей, на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Процесс «возврата» трудовой книги сотруднику

Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в обязанность работодателя входит выдача трудовой книжки работнику в его последний рабочий день. Также данная обязанность закреплена в п. 36 Приказа Минтруда, к которому мы обращались чуть ранее.

Нельзя будет отдать трудовую книжку вне этого срока — на день раньше или день позже дня увольнения. Кроме того, даже если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. В таком случае, опираясь на Определение Конституционного Суда Российской Федерации от «25» января 2007 года №131-О-О, работодателю следует отдать работнику необходимые документы в последний день его работы.

Однако работник может попросить выдать документы и после ухода из организации. В таком случае срок выдачи трудовой книжки не должен превышать три рабочих дня с момента такого обращения согласно ч. 6. ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Выдать трудовую книжку работодатель может тремя способами:

Первый способ выдачи трудовой книжки заключается в том, что в последний день работы с сотрудником производят окончательный расчет, выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск, а также выдают трудовую книжку и другие необходимые документы (например, справку о сумме заработка и специальных периодах по форме, выписки из форм СЗВ-М и иные документы по письменному заявлению сотрудника). Получается, что в данном случае работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки.

Во втором случае работодатель может направить документы работнику по почте при условии, если в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно (например, он отказывается получить документ или отсутствует на работе). В такой сложившейся ситуации работодателю необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте. В нем следует указать, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

После получения согласия работника работодатель должен отправить трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его получения в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Т

И третьим способом выдачи работодателем трудовой книжки работнику является выдача трудовой книжки по доверенности. Для того, чтобы получить трудовую книжку за уволенного работника, необходимо оформить нотариальную доверенность на представителя согласно ст. 185 ГК РФ.

Кроме того, работодатель несет административную и материальную ответственность при процедуре выдачи трудовой книжки. Например, работник может потребовать от работодателя возмещение материального ущерба за весь срок задержки выдачи трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ, если работник без трудовой книжки, которая не была выдана работодателем, не смог устроиться на работу.

Однако работодатель может быть освобожден от ответственности в случае, если работник отказался от получения или не явился за трудовой книжкой. В таком случае работодатель хранит трудовую книжку до востребования.

Подводя итоги, необходимо сказать, что трудовая книжка является одним из важнейших документов в сфере трудовых отношений, поскольку именно она является подтверждением трудового стажа работника. В связи с этим трудовая книжка — это документ строгой отчетности, поэтому каждой организации необходимо вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также следует вести учет движения.


Остались вопросы?

Пишите или Звоните!

8(495)003-45-71 (МСК), 8(812)629-00-03 (СПБ), 8(800)100-60-71 (по России).

Форум НКО - крупнейшее сообщество НКО в России


Вам также может быть интересно:

Оставить комментарий

Карта

Оставьте свои данные и наш специалист свяжится с вами.