Юридическое сопровождение НКО

В данной статье раскроем важность и значение оформления внутреннего документооборота в деятельности НКО на основе анализа вынесенных предписаний Минюста. Рассмотрим, какие бывают нарушения у НКО и какие последствия влекут те или иные правонарушения, совершенные НКО, в том числе, предоставим рекомендации как можно избежать негативных последствий и какие необходимо составлять документы.

Содержание:

• Юридическое регулирование и минимизация рисков
• Основные нарушения, выявленные у НКО
• Нарушение целей, предмета и видов деятельности НКО
• Нарушения в части ведения деятельности, приносящей доход и предпринимательской деятельности
• Отсутствие описания эмблемы в уставе
• Ненадлежащая работа органов управления, неверное оформление заседаний и отсутствие решений, протоколов и распоряжений
• Отсутствие внутренних документов НКО
• Отсутствие документов, подтверждающих использование помещения НКО
• Персональные данные
• Нарушения в корпоративных организациях (Ассоциациях, Союзах, общественных движения и организациях)
• Пример по нарушениям, связанный с Благотворительными фондами
• Нарушения в части документооборота в сфере финансово-хозяйственной деятельности НКО

 

Юридическое регулирование и минимизация рисков

С момента учреждения все НКО вступают во взаимоотношения с государственными и негосударственными структурами: Минюстом, налоговыми органами, банками, внебюджетными фондами, коммерческими и некоммерческими организациями, включая физических лиц. Значительная часть подобных взаимодействий упорядочена на законодательном уровне, поскольку социальная сфера достаточна обширна: в ней присутствует и образование, и спорт, и искусство, и прочие сферы деятельности, которые работают по специальным Федеральным законам и отдельным правовым актам.

В этой связи, деятельность каждой НКО требует юридического регулирования для минимизации рисков. Для НКО они могут проявляться в виде:

1. Проверки государственных органов: Минюста, Прокуратуры, налоговых органов, Трудовой инспекции и пр. органов;
2. Корпоративных споров - с контрагентами и партнёрами, учредителями, членами и руководителями организаций;
3. Принудительная ликвидация НКО.

В случае выявленных нарушений, НКО зачастую привлекается к административной и довольно редко к уголовной ответственности.

Причиной интереса к НКО может послужить нарушение ее деятельности действующему законодательству, в частности в Минюст поступили:

1. Жалобы о нарушениях уставной деятельности некоммерческой организацией;
2. Подозрения в том, что деятельность НКО попадает под признаки экстремизма;
3. Требования от Прокуратуры о проведении внеплановой проверки;
4. Материалы о том, что НКО ведет деятельность в качестве иностранного агента;
5. Информация о том, что НКО, включенная в реестр иностранных агентов, претендует на исключение НКО из данного реестра;
6. НКО нет устранила в предусмотренный срок требования Минюста согласно вынесенному предупреждению, которые были выявлены ранее.

Жалобы (факты, материалы, запросы, требования и иная информация) зачастую поступают от физических лиц, но могут поступить и от государственных органов и органов местного самоуправления, а также от юридических лиц.

Контроль за деятельностью НКО осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом от 12 января 1996 года №7-ФЗ «О некоммерческих организациях» а также Федеральным законом от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В данных актах закреплены в том числе и сроки проверок:

• Не более 20 (двадцати) рабочих дней при внеплановой проверке;
• Не менее 24 (двадцати четырех) часов при внеплановом контроле;
• Исключение – присутствие признаков экстремисткой деятельности. В данном случае проверка реализуется без предварительного уведомления.

 

Основные нарушения, выявленные у НКО

Рассматривая нарушения, выявленные у НКО, мы затронем отдельные категории, которые непосредственно влияют на ее деятельность и правильное оформление и, конечно же, приведем примеры из нашего опыта.

По выборке, связанной с нарушением в части составления или отсутствия составленных внутренних документов, статистика демонстрирует следующие показатели:

• Более 60% нарушений - не исполнение или неверное исполнение положений собственных уставов НКО.
• Более 42,3% - отсутствие у НКО оформленных требуемых решений или протоколов, включая нарушение условий к их оформлению.
• 16,1% -  нарушения, допущенные при осуществлении внутренней деятельности.
• 40,3% - нарушения в части ведения документооборота по финансово- хозяйственной деятельности.

Позвонить

Нарушение целей, предмета и видов деятельности НКО

Нарушения в части неверного указания целей, предмета и видов деятельности НКО составляют более 60%, как следствие, это приводит к формированию внутренних документов, нарушающих законодательство РФ.

Как пример, фонд с характером деятельности сохранения русского языка принял решение профинансировать деятельность библиотеки за рубежом. Денежные средства планировалось направить на собрание зарубежной литературы, что является прямым нарушением целей указанного фонда.

В данном случае, помимо составления необходимых документов — договора совместной деятельности и договора целевого финансирования, Фонду пришлось дополнительно вносить изменения в устав.

Сюда же можно отнести и территориальную сферу деятельности общественных объединений. Все общественные организации разделяются на местные, региональные, межрегиональные и общероссийские организации. Осуществляя деятельность, важно не выходить за пределы места нахождения. Например, если региональная организация зарегистрирована в Москве, только там может реализовать свою цель.

Однако, забывая о данных ограничениях, множество региональных организаций выходят с инициативой в другие регионы, не создавая там свои структурные подразделения. Такое нарушение присутствует и у многих других НКО, которые не создавая филиалы на регулярной основе, осуществляют свою деятельность. В частности, Автономная некоммерческая организация по месту нахождения Москва, создала музей на территории Тверской области. В результате проверки Минюста, в срочном порядке подавались документы на открытие филиала.

Таким образом, важно реализовывать свою деятельность, преимущественно опираясь на положения устава и не забывать о том, что НКО может осуществлять только то, что в нем прямо прописано.

 

Нарушения в части ведения деятельности, приносящей доход и предпринимательской деятельности

Надо отметить, что требования к отражению деятельности приносящей доход подлежит постоянной корректировке Минюстом.

Если, например, в 2016-2019 годах у Минюста было требование указывать, что для деятельности, приносящей доход достаточно создание хозяйственного общества (ст. 24 ФЗ 7 «О НКО), то на сегодняшний день Минюст требует четкой конкретизации, в частности это может быть:

1. Оказание платных консультаций.
2. Проведение платных мероприятий, лекций, семинаров, тренингов.
3. Продажа билетов.
4. Реализация сувенирной продукции.
5. Осуществление издательской деятельности и прочее.

Интересный момент заключается в том, что для НКО закон разграничивает деятельность приносящую доход и предпринимательскую деятельность. Если у вас присутствуют признаки систематического извлечения прибыли, то НКО должно создать хозяйственное общество.

К примеру, если вы организовали буфет, то это уже признается предпринимательской деятельностью и НКО должно учредить ООО для организации питания.

Стоит учитывать, что для деятельности, приносящей доход должно быть сформировано имущество минимум 10 000 рублей. Формирование имущества в обязательном порядке закрепляется в решении полномочного органа НКО, либо при создании организации, либо на последующем заседании.

Денежные средства должны быть перечислены на расчетный счет в оговоренное время, оно может составлять не более 4 (четырех) месяцев с момента принятия такого решения. Данное нарушение не влечет административной ответственности, однако среди проверяемых НКО это одно из часто нарушаемых требований.

 

Отсутствие описания эмблемы в уставе

Отметим ещё одно достаточно частое явление — отсутствие описания эмблемы в уставах НКО, которое выявлено почти у 5% проверяемых НКО. Наличие эмблемы в НКО опять же подтверждает ее устав. Если эмблема в уставе не прописана, ее использование является незаконным.

Так вот для отдельной НКО незаконное использование эмблемы обошлось в 200 000 рублей. На данную организацию подали в суд. Суд НКО проиграла и ей присудили выплатить указанную сумму за незаконное использование эмблемы на сайте и бланках Ассоциации. Со слов Президента НКО, данная эмблема разработана давно и использовалась как собственная. Руководство НКО не видело проблемы в том, что эмблемы нет в уставе.

Соответственно, если бы данная НКО проконсультировалась с юристом по использованию изображения, прописала свою уникальную эмблему в уставе, она бы закрепила данное изображение за Ассоциацией и истец не смог доказать незаконность использования и не взыскал 200 000 рублей. Выходом из подобной ситуации также мог послужить собственный зарегистрированный товарный знак НКО или заключенный лицензионный договор на стороннюю эмблему.

Рекомендуем всем НКО, использующих изображение — эмблему или включить его в устав или зарегистрировать товарный знак. Если используется изображение другого юридического лица, зафиксируйте это в договоре.

К примеру, помимо лицензионного договора, еще можно заключить договор совместной деятельности, в котором для реализации ваших целей вам предоставляют использовать эмблему или товарный знак. Так делают многие Общероссийские спортивные федерации – предоставляют право на использование эмблемы своим членам – региональным спортивным федерациям.

Ненадлежащая работа органов управления, неверное оформление заседаний и отсутствие решений, протоколов и распоряжений

На втором месте по нарушениям находится ненадлежащая работа органов управления НКО, неверное оформление их заседаний и отсутствие требуемых решений, протоколов и распоряжений. Самым распространённым нарушением является принятие решений, выходящих за рамки полномочий.

В большинстве НКО все решения принимаются руководителями в отступлении от положений закона и устава. Например, руководитель НКО не имеет право принимать решения об утверждении финансового плана НКО, вносить в него изменения, утверждать годовые отчеты, бухгалтерскую отчетность. Это может сделать только орган, которому, согласно уставу, предоставили данные правамочия.

В нашей практике мы столкнулись со случаем распоряжения руководителем крупных денежных средств, не согласованных с высшим органом управления - в части распределения премий работникам НКО. В результате аудита данные нарушения были выявлены и для руководителя это повлекло негативные последствия.

Из данного примера вытекает нарушение по контролю за органами, которые не соблюдаются в НКО.

Высшие органы – общее собрание членов, учредители АНО, Советы Фондов:

• Не контролируют деятельность своих руководителей.
• Не заслушивают их ежегодные отчеты.
• Не требуют своевременных проверок ревизоров и не проводят аудиторскую проверку.

Если вернуться к вышеприведённому примеру, то растрату денежных средств можно было избежать, если бы в НКО своевременно проводились собрания и утверждались соответствующие документы.

Например, для того, чтобы у руководителя было понимание сколько денежных средств можно направлять на премии:

• Утверждается финансовый план.
• Штатное расписание.
• Определяется фонд оплаты труда.
• Принимается положение о премировании.
• Заключается трудовой договор.
• Подписывается приказ о выдачи премии.

При выстроенной структуре, где органы НКО проводят собрания, принимают решения, утверждают документы и контролируют руководителя, а руководитель предоставляет отчет о проделанной работе, сложно нарушить не только выплату премий, но и другие требования, установленные внутренними документами.

Говоря о составлении решений органов НКО и верности их оформления, статистика говорит, что во многих организациях решения или не составлялись вовсе или были составлены в нарушении закона.

Среди нарушений указываются:

1. Отсутствие указания на временя, места проведения собрания.
2. Не прописывается кворум.
3. Не указываются лица, ответственные за подсчет голосов.
4. Не проводится голосование по каждой повестке дня.
5. Протокол подписывают неуполномоченные лица.
6. Протоколы не прошиваются.
7. И даже указывается, что отсутствует нумерация страниц.

Если хотите правильно составить решение или протокол, обратитесь к Главе 9 ГК РФ. НКО, которые создавались с нами, могут взять за образец нашу редакцию протокола, поскольку он  утверждаем многими Минюстами по всей РФ, ну или обратитесь к нам, мы вам поможем. Если говорить о численности нарушения, то суммарно порядка 700 НКО нарушили закон в части ведения порядка заседаний органов НКО.

Отсутствие внутренних документов НКО

Следующая группа нарушений, которую можно отнести к любой форме НКО связана с отсутствием внутренних документов, которые влекут блокировку расчетного счета и в отдельных случаях принудительную ликвидацию НКО. Это касается не продления сроков полномочий.

Здесь хочется отметить, что данное нарушение является достаточно распространённым. Практика показывает, что в большинстве случаев органы НКО формируются только при создании организации, далее многие НКО не отслеживают срок полномочий и не составляют соответствующие решения. Если для коллегиальных органов это не критично (не считая проверки Минюста), то не продление полномочий руководителя НКО влечет за собой множество рисков, в первую очередь, это неожиданная блокировка расчетного счета.

Для действующей организации со штатом работников и заключениями договоров это может быть не только временные затраты на урегулирование вопросов с банком, но и риски получить как минимум:

1. Штраф за несвоевременную выплату зарплат.
2. Штрафы за просрочку обязательств по несвоевременной оплате, закреплённых в договорах с контрагентами (в случае, если есть обязательства по арендным и другим платежам).

Таким образом, во избежание нежданной блокировки расчетного счета рекомендуем всем НКО проверить срок полномочий их органов. Проверить по уставу какой у них срок полномочий, например, 5  лет, найти последний протокол, сверить дату и при необходимости провести требуемое заседание. Для этого нужно посмотреть, кто, согласно уставу, принимает решение об избрании руководителя, созвать полномочный орган, зафиксировать его проведение в решении или протоколе.

Отсутствие документов, подтверждающих использование помещения НКО

Среди прочих обязательных документов является договор на использование помещения, это может быть договор аренды, договор безвозмездного пользования или частная собственность. В любом из случаев, договор должен быть актуализирован согласно периоду пользования помещением. Данный документ запрашивается многими гос. органами – Минюстом, ИФНС, включая банк.

Отсутствие договора на помещение может дать основание внести сведения о недостоверности в ЕГРЮЛ, что повлечет опять же блокировку расчетного счета, а в случае несвоевременного устранения, принудительную ликвидацию НКО. Интересный факт, что Минюст фиксировал как нарушение случаи указания домашнего адреса учредителя у тех НКО, в уставе которых прописывались оказание услуг населению.

Делая вывод из указанного характера деятельности Минюст считает, что в данном случае НКО либо неправомерно использует жилое помещение в нарушении законов РФ (п. 3 ст. 288, п. 2 ст. 671 ГК РФ, ст. 17 Жилищного кодекса РФ), либо предоставляет недостоверную информацию о месте нахождения НКО.

 

Персональные данные

Безопасность персональных данных при их обработке регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». К сожалению, в законе нет исчерпывающего перечня данных, относящихся к персональным, указано только, что это любая информация, относящаяся к физическому лицу (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год, место рождения, адрес, образование, профессия, доход имущественное, социальное семейное положения и прочее).

Полный круг сведений, которые составляют персональные данные, некоммерческим организациям следует определять в локальном нормативном акте.

В связи с этим у многих НКО, выявлены нарушения по обработке персональных данных в части:

1. Отсутствие согласий на обработку персональных данных.
2. Отсутствие сведений в реестре операторов персональных данных.

За незаконную обработку персональных данных предусматривается внушительный административный штраф от 60 000 до 100 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

 

Нарушения в корпоративных организациях (Ассоциациях, Союзах, общественных движения и организациях)

Такие нарушения в большей мере сводятся:

1. К неверному оформлению документов по принятию и исключению членов, отсутствию их учета и неведению реестров членов.
2. Отсутствие заявление на обработку персональных данных.
3. Утверждению размера членских и иных имущественных взносов неуполномоченными органами (ст. 123.7 и 123.10 ГК РФ) - исключительная компетенция высшего органа управления, в то время как отдельные НКО утверждают размер членских взносов на Совете или Президиуме.
4. В ряде случаев выявлено неравноправие членов, что является нарушением основополагающего принципа всех корпоративных НКО.
5. Распределение средств от поступления членских взносов между отдельными членами НКО.

Организациям, основанным на членстве, необходимо детально продумывать прием и исключение членов, как видно из примеров практически все они связанны с нарушениями в части учета членов, их приема и исключения.

Для снижения нагрузки на организацию можно прием и выход членов осуществить через личный кабинет на сайте НКО. Если такой возможности нет, тогда придется составлять и хранить все документы, связанные с членами — заявление о приемы в члены, согласие на обработку персональных данных, решение о приеме в члены организации, документ, подтверждающий членство в организации, реестр членов организации, в том числе отслеживать уплату членских взносов.

 

Пример по нарушениям, связанный с Благотворительными фондами

Тут Минюст указывает, что у благотворительных организаций:

1. Отсутствует утвержденная благотворительная программа (ст. 17).
2. Отсутствует договор с волонтерами.
3. Отсутствует согласие на обработку персональных данных.
4. Неверное оформление документов для ящиков для пожертвований.
5. Нецелевое использование денежных средств.
6. Нарушение порядка отчетности об использовании собранных благотворительных пожертвований (п. 5 ст. 16.1).

Что здесь хочется отметить: с одной стороны, ни в одном законе не указано, какие требования предъявляются к благотворительной программе, как досконально оформляются документы для сбора пожертвований, но в то же время Минюст проверяет наличие перечисленных документов. Поэтому на данном этапе важно их наличие, важно, чтобы эти документы отражали цели ваших уставов, важно иметь сайт, на котором все документы будут размещены заблаговременно.

Важно на сайте размещать сведения о проведенных мероприятиях и отчитываться о том сколько поступило пожертвований и на что они были израсходованы.

 

Нарушения в части документооборота в сфере финансово-хозяйственной деятельности НКО

Коротко остановимся на самых основных документах, которые отсутствуют у НКО. Несмотря на то, что эти документы относятся к бухгалтерскому учету, остановились мы на них в связи с тем, что как мы говорили выше, такие нарушения составляю более 40% проверяемых организаций:

1. Утвержденная учетная политика, что нарушает ст. 8 ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Финансовый план или смета.
3. Самостоятельный баланс.
4. Первичные бухгалтерские документы — договоры, чеки, и другие документы, подтверждающие целевое использование денежных средств.
5. Нарушения, связанные с использованием имущества НКО.
6. Документы, подтверждающие проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Также мы рассматривали примеры, в которых озвучивали важность финансового плана, целевого расходования денежных средств, первичных бухгалтерских документов и пр.

В заключении хочется сказать, что важность юридического сопровождения в первую очередь направлена на повышение доверия общества — жертвователей, учредителей/членов и внешних пользователей НКО. Надо отметить, что непрозрачность работы НКО является одним из препятствий в развитии некоммерческого сектора в целом. Если посмотреть его проблемы, можно найти множество публикаций на эту тему. Существуют даже списки рекомендованных НКО, которые выбраны по критерию «Открытость».

Обеспечить «Открытость» деятельности НКО можно через сайт или страничку в социальных сетях:

1. Освещать программы НКО.
2. Рассказывать про проведённые мероприятия.
3. Рассказывать про команду НКО и ее достижениях.
4. Знакомить с волонтёрами.
5. Приглашать новых неравнодушных граждан в ряды волонтеров или членов НКО.
6. Публиковать отчет о собранных и потраченных средствах.
7. Публиковать ежегодные отчеты и т.д.

Данная стратегия позволяет выстроить отличный фундамент для участия НКО в грантах, получения субсидий и исключить вероятность неоправданного внимания со стороны органов государственной власти.

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---

Вам также может быть интересно:

• Какую форму выбрать: ООО или НКО?
• Устав НКО 2023
• Регистрация НКО 2023