Какие документы нужны, чтобы реализовать социальный проект в НКО

Рекомендации по созданию социального проекта в НКО от эксперта с опытом создания и сопровождения НКО с 2008 года. Дополнительно эксперт составила список документов, которые влияют на индекс развития НКО. Проверьте, все ли у вас есть в этой статье. 

Социальный проект — комплекс действий, которые направлены на решение социальной проблемы. Социальный проект не может быть бесконечным. У него всегда есть сроки, команда и бюджет на реализацию.

Если вам близка идея в оказании помощи или поддержке и вы испытываете потребность в реализации социального проекта, одним из важнейших инструментов его реализации является некоммерческая организация. Официальная регистрация НКО предоставит массу возможностей, способствующих вашей деятельности и работе НКО. 

Читайте в статье про:

1. Основные плюсы создания НКО
2. Документы, которые нужны для регистрации социального проекта и успеха НКО
3. Кейс: какие документы необходимы НКО для реализации социального проекта
4. Документы, которые влияют на индекс развития НКО
5. Кейс бесплатной консультации юриста «Партнёр НКО»: Можно ли начать социальный проект до получения гранта?
6. Кейс платной консультации юриста «Партнёр НКО»: поддержка масштабного соцпроекта в сфере поддержки семей с детьми-инвалидами
7. Требования к сбору пожертвований на социальный проект
8. Набор документов для работы с волонтерами на социальном проекте НКО
9. Документы без которых не получится реализовать социальный проект

Основные плюсы создания НКО

К основным плюсам создания НКО, относятся:

1. Отсутствие налогов на добровольные взносы + льготы по отдельным налогам
2. Возможность привлекать волонтеров (добровольцев).
3. Сотрудничество с государственными органами и органами местного самоуправления
4. Получение помещений на безвозмездной или льготной основе, грантов и субсидии
5. Развитие деловых связей в бизнес сообществе 
6. Развитие «Личного бренда».

Статья с подробным разборов причин, по которым стоит зарегистрировать НКО — в публикации. 

Документы, которые нужны для регистрации социального проекта и успеха НКО

Юридически грамотно оформленный пакет документов- один из факторов успеха социального проекта НКО. Советуем уделить особое внимание уставу НКО, поскольку иногда его юристы называют «миной замедленного действия». 

Если в уставе не учесть важные аспекты, можно столкнуться как минимум с внесением изменений в устав, а как максимум, с корпоративными спорами.   
Обращайте внимание на цели и виды деятельности, создаваемой вами организации, именно они будут основой того что вы сможете законно делать. Подсказки как составить индивидуальный устав для НКО — в публикации.

После регистрации НКО не откладывайте получение ЭЦП и открытие расчетного счета. Данные действия помогут вам оперативно сдать необходимую финансовую отчетность, а расчетный счет сможет позволить своевременно принимать денежные средства. Подсказки как открыть расчетный счет — в статье.

Не затягивайте с созданием сайта для НКО. Сайт - это визитная карточка, где НКО презентует свои проекты, мероприятия, акции, команду и показывает “вес” организации. Зачем НКО официальный сайт, читайте в статье. Про особенности сайта для фонда — отдельная публикация от эксперта. 

И еще. Важно закрывать операции по расчетному счету документами НКО. 
Их не так много, как может показаться. Как правило, достаточно 10-15 документов, которые лягут в основу документооборота НКО. 

Имея сайт, на котором будут размещены программы, бюджеты, договоры, отчеты, вы повышаете кредит доверия к социальному проекту. Но даже если нет сайта и расчетного счета, обязательно помните о внутренних документах – протоколах, приказах, ежегодных отчетов руководителей, ревизоров и т.д. 

Кейс: какие документы необходимы НКО для реализации социального проекта

В рамках правового сопровождения некоммерческих организаций к нам регулярно обращаются с вопросом: какие документы действительно необходимы для реализации социального проекта, чтобы деятельность была юридически корректной и не вызывала претензий со стороны контролирующих органов?

Практика показывает, что многие НКО начинают реализацию проектов без должной документальной базы, что в дальнейшем приводит к налоговым, административным и репутационным рискам.

Клиент: НКО, планирующая запуск социального проекта, направленного на оказание помощи реабилитационному центру .

Особенности запроса: 

— проект фактически уже был проработан на уровне идеи
— начался сбор средств
— велись переговоры с партнерами

Однако документальное оформление проекта отсутствовало либо носило фрагментарный характер.

Выявленные риски

Отсутствие системного пакета документов создает следующие риски:

— признание поступающих средств нецелевыми
— невозможность обосновать расходы
— претензии со стороны налоговой службы
— сложности при проверках Министерства юстиции 
— снижение доверия со стороны доноров и партнеров

Решение: формирование юридической «архитектуры» проекта.

В рамках сопровождения мы сформировали комплекс документов, который обеспечивает законную и прозрачную реализацию проекта.

Ключевые документы

1. Программа (положение) социального проекта:

Базовый документ, который включает:

— цели и задачи проекта
— описание целевой аудитории
— перечень мероприятий
— ожидаемые результаты

Именно этот документ связывает проект с уставной деятельностью НКО и обосновывает целевой характер расходов.

2. Бюджет проекта:

— детализация планируемых расходов
— распределение средств по направлениям
— финансовая логика реализации проекта

Позволяет обосновать экономическую целесообразность затрат и служит основой для отчетности.

3. Договоры целевого финансирования / пожертвования:

В зависимости от модели финансирования:

— договоры пожертвования
— договоры целевого финансирования
— оферты для сбора средств

Закрепляют условия поступления средств и цели их использования.

4. Внутренние распорядительные документы:

— решение о запуске проекта (протокол / решение)
— назначение ответственных лиц
— утверждение бюджета и программы

Формируют внутреннюю управляемость проекта.

5. Договоры с подрядчиками и исполнителями:

— оказание услуг
— выполнение работ
— привлечение экспертов, волонтеров

Обосновывают расходы и подтверждают их связь с проектом.

6. Документы по отчетности:

— формы отчетов (внутренние и внешние)
— порядок их предоставления
— подтверждающие документы (акты, чеки и т.д.)

Обеспечивают прозрачность перед донорами и контролирующими органами.

Дополнительные элементы

В зависимости от специфики проекта также могут потребоваться:

— согласия на обработку персональных данных
— публичные оферты (при онлайн-сборах)
— положения о волонтерах
— информационная политика проекта

Результат

После внедрения указанного пакета документов НКО получила:

— юридически выстроенную модель реализации проекта
— снижение налоговых и правовых рисков
— прозрачную систему финансирования и отчетности
— повышение доверия со стороны доноров и партнеров

Вывод

Реализация социального проекта — это не только идея и команда, но и грамотно выстроенная юридическая база.

Отсутствие необходимых документов:

— ставит под угрозу целевой характер финансирования
— увеличивает риск претензий со стороны контролирующих органов
— снижает устойчивость проекта

В то время как системный подход к документированию позволяет НКО:

— безопасно привлекать и расходовать средства
— масштабировать проекты
— выстраивать долгосрочные отношения с донорами

Практика показывает: чем раньше НКО выстраивает юридическую «архитектуру» проекта, тем устойчивее и эффективнее становится его реализация.

Позвонить юристу

Оставить заявку

Оставьте Телефон, логин Telegram или E-mail и мы свяжемся с вами!

Кейс бесплатной консультации юриста «Партнёр НКО»: Можно ли начать социальный проект до получения гранта?

К нам обратился руководитель молодёжной общественной организации из Ростова-на-Дону. Организация выиграла грант на реализацию социального проекта по профориентации старшеклассников.

Официальный договор с грантодателем ещё находился на согласовании, однако команда уже хотела начать подготовительные мероприятия — заключить договоры с подрядчиками и провести первые встречи с целевой аудиторией. Возник вопрос: насколько это юридически безопасно?

Вопрос клиента: Договор с грантодателем ещё не подписан, но мы хотим начать работы по проекту, чтобы не потерять время. Можем ли мы тратить собственные средства сейчас, а потом возместить их из гранта?

Отвечает Наталья Грунская, руководитель юридического департамента «Партнёр НКО»:

Начинать расходовать средства до подписания договора с грантодателем крайне рискованно по нескольким причинам. Во-первых, грантодатель, как правило, возмещает только расходы, понесённые в период действия договора — расходы «до» могут быть отклонены при проверке отчётности. Во-вторых, собственные средства НКО и грантовые средства должны учитываться на разных аналитических счетах; смешение создаёт риски при налоговой проверке.

Если старт действительно критичен, запросите у грантодателя письменное подтверждение намерения заключить договор с указанием ориентировочной даты начала периода финансирования — в ряде случаев это может стать основанием для обоснования ранних расходов. Но лучшая стратегия — дождаться подписания договора и потратить время ожидания на подготовку документации проекта: программы, смет, форм договоров с подрядчиками и волонтёрами.

Результат: Организация дождалась подписания договора. Использованное время было потрачено на разработку пакета документов проекта. В итоге первое мероприятие прошло через 4 дня после подписания договора — без потери времени и без финансовых рисков.

Вывод: «Успеть раньше» в грантовых проектах — ложная экономия. Расходы, не покрытые договором, становятся убытком организации, а не частью проекта. Подготовка документации в период ожидания — правильная инвестиция времени.

Кейс платной консультации юриста «Партнёр НКО»: поддержка масштабного соцпроекта в сфере поддержки семей с детьми-инвалидами

В целях соблюдения режима конфиденциальности наименование организации и персональные данные её представителей не раскрываются. Кейс публикуется с разрешения клиента в обезличенной форме.

Клиент: Благотворительный фонд поддержки семей, воспитывающих детей с ограниченными возможностями здоровья (Южный федеральный округ)

Задача: Фонд выиграл президентский грант на реализацию комплексного социального проекта сроком 18 месяцев с бюджетом около 4 млн рублей. Проект предусматривал работу с более чем 150 семьями: психологическую помощь, юридические консультации, организацию досуговых мероприятий и тренингов для родителей. Руководство фонда понимало: масштаб проекта требует безупречной документационной базы — как для внутреннего управления, так и для отчётности перед Фондом президентских грантов.

Наши решения:

• Программа проекта: разработали детальную программу с чётким описанием целевой аудитории, 6 видов мероприятий, механизмов реализации, измеримых показателей результативности и критериев отбора благополучателей.
• Договорная база с участниками: подготовили типовые формы: соглашение об участии в проекте для семей-благополучателей; договор оказания психологических услуг; договор с психологами и юристами на условиях ГПД; соглашения с волонтёрами.
• Персональные данные: разработали специализированные согласия на обработку ПД с учётом особых категорий данных (сведения о состоянии здоровья) в соответствии с ч. 2 ст. 10 Федерального закона № 152-ФЗ.
• Пожертвования и сбор средств: оформили публичную оферту на пожертвование для сайта фонда с возможностью онлайн-платежей; подготовили документы для ящиков пожертвований.
• Отчётность: разработали внутренние формы отчётности по мероприятиям, которые синхронизированы с требованиями отчёта в Фонд президентских грантов; разработали журнал учёта благополучателей и журнал мероприятий.
• Сопровождение реализации: оказывали текущие юридические консультации в течение всего срока проекта (18 месяцев) по мере возникновения вопросов.

Результат для клиента:

• Все 150 семей оформлены в соответствии с законодательством — каждый контакт задокументирован и защищён согласием на обработку ПД.
• Промежуточная отчётность в Фонд президентских грантов принята без замечаний по двум отчётным периодам.
• Фонд успешно завершил проект и по его итогам получил статус «эффективного грантополучателя», что является основанием для упрощённой подачи следующей грантовой заявки.

«Социальный проект без документационной базы — это риск для всех: для самой НКО, для благополучателей и для грантодателя. Правильно оформленные согласия, договоры и отчёты — не формальность, а гарантия того, что добро делается законно и устойчиво», — Наталья Грунская, руководитель юридического департамента «Партнёр НКО».

Если хотите получить развернутый ответ на свой запрос, записывайтесь на платную онлайн-консультацию с экспертом.

Документы, которые влияют на индекс развития НКО

Подробнее рассмотрим основные документы, которые влияют на индекс развития НКО. 
Первый документ — программа НКО— это документ, отражающий конкретное социальное направление на ближайший период. Текст программы не может противоречить уставу НКО. С помощью программы  определяется:

1.  Кому оказывается помощь;
2. Какие планируются мероприятия;
3.  Сколько потребуется участников; 
4. Какая сумма средств нужна для реализации проекта.

Программа некоммерческой организации является важной составляющей деятельности любой НКО, независимо от организационно-правовой формы.
Есть мнение, что программа, нужна только благотворительным фондам, но если зайти на сайты крупных НКО, то можно увидеть, что они также размещают информацию о своих проектах, мероприятиях, акциях и событиях. 

Приведем примеры размещения действующих программ, доступных любому желающему.
Программа РОО Милосердие опубликована на сайте НКО. Публикация не одностраничная с описанием программы. Есть вкладки с отчетом, новостями, документами и контактами. 

Следующий наглядный пример: программа Автономной некоммерческой организации Межрайонный центр социального обслуживания населения «Доброта». Информация о проекте уместилась в пару абзацев на сайте АНО. Все лаконично и не перегружено дополнительной информацией. 

Доступность программы позволяет соединить НКО и общество и осветить проблемы, которые решает социальный проект. Программа может быть одна, а может быть несколько, соответственно и цели могут преследоваться разные. Но мы за то, чтобы на старте выбиралась основная группа граждан и стратегия, а позже по мере развития НКО, появления дополнительных средств, охватывались новые горизонты. Такой подход для начала деятельности - самое верное решение и его подтверждение мы видим ежедневно в нашей практике.

Конечно, бывают исключения и тому подтверждение Благотворительный фонд «География добра», у которого главная идея  — возрождение благотворительности через социальную помощь и сотрудничество. Кстати «География добра» примечателен еще тем, что он создан в небольшом городе Кострома, а помогает в 85 субъектах России. Этот пример еще подтверждает, что организовать масштабный социальный проект можно в любом субъекте, а не только в Москве или других городах миллионниках.

Все чаще в нашей работе мы видим тенденцию стремления участников некоммерческого сектора к эффективным методам развития и управления НКО.
Возможно это обусловлено тем, что в общем доступе все больше информации, примеров, ресурсных центров.

Сегодня самостоятельно можно во многих базах найти необходимые положения и договоры для НКО. Можно точечно обратится к специалистам, которые наработали определенный опыт НКО. Создается достаточно открытых площадок, помогающим в развитии НКО. Однако, присутствует и существенная часть НКО, которые работают в старом формате, в том числе без сайта, программ и уж тем более без финансового планирования. 

Хотя значимость бюджета важна как для развития НКО, так и для грамотного документооборота. Это нужно, так как:

• Во – первых, для правильного построения деятельности определяются основные направления, мероприятия намечается план по распространению информации НКО, созданию социальной рекламы и пр.
• Во-вторых, для определения финансовых показателей определяются размеры зарплат, премий. Появляется понимание, кто будет вести финансовый учет, аудит. Как организовать бухгалтерский учет в НКО, рассказал эксперт. 

Важно сразу решить, будет ли у НКО сайт и планируете ли вы продвигать некоммерческую организацию через социальные сети. Как сделать это эффективно, поможет разобраться материал от эксперта. 

• И в-третьих для понимания кому вы можете помочь и в каком объеме.

Прекрасный пример размещенная информация на сайте Благотворительного фонда «Дом с маяком». Если вы откроете их сайт, то увидите на всех его страницах размещена строка сколько нужно собрать на 2023 год и сколько уже собрано. Это говорит о том, что фонд осуществил финансовое планирование, т.е. оценил свои ресурсы и тем самым задал себе определенную планку, к которой будет стремиться и мотивировать общество участвовать в его проектах, как минимум через сбор пожертвований. 

Сайт для НКО Создание сайта от 29 900 рублей под ключ, с нашим дизайнером Позвонить +7 (495) 003-30-32 Заказать консультацию

Требования к сбору пожертвований на социальный проект 

В разделе разберем тему пожертвований
Собирать пожертвования можно несколькими способами. 
Самые популярные через ящики пожертвования в благотворительных организациях  или кнопка пожертвования на сайте НКО. Какой способ оплаты использоваться для сайта — в статье.
Чтобы собирать пожертвования через ящик, обязательно должен быть оформлен пакет документов:

1. Договор на установку благотворительных ящиков;
2. Акт вскрытия ящика; 
3. Приказ об использовании переносного ящика для сбора благотворительных пожертвований.

Для сбора пожертвования через кнопку пожертвования пожалуйста, также нужны документы, как минимум договор оферты на пожертвование. Так делают все крупные НКО, Благотворительный фонд Константина Хабенского, Благотворительный Фонд «Алеша», Общероссийское общественное движение волонтеров.

Размещенный в публичном доступе договор оферты не только влияет на индекс развития НКО, но и закрывает важный юридический аспект, поскольку на все пожертвования больше 3000 р. должно быть письменное соглашение.

Важным моментом сбора пожертвования является публичная отчетность НКО. Требования к публичной отчетности отсутствуют, поэтому можно увидеть многообразие вариантов. Отдельные НКО выкладывают отчеты в эксель таблице, например так делает БФ Константина Хабенского. 

Многие НКО коротко описывают свою деятельность, показывают сколько поступило денежных средств, сколько потрачено,раскрывают информацию сколько подопечных, работников и волонтеров у НКО и т.д. Такой формат отчетности использует Благотворительный фонд «Дом с маяком» 

Более того, нет единства и в периодах отчетности. 
Например, вышеперечисленные фонды публикует ежемесячные отчеты а Благотворительный фонд «Старость в радость» делает это раз в квартал.

Кейс успешного социального проекта: АНО «Культурно-просветительский центр "Марс"». Участник проекта Партнер НКО «200 НКО, которым стоит помочь» 

Миссия «Марса» – приобщение молодежи к культуре страны и поддержка талантливых авторов и исполнителей. Центр создает комфортное пространство, где взаимодействуют творческие люди из разных регионов. 

У центра много социально-культурных направлений, в частности «Марс» поддерживает перспективные и значимые для государства социальные проекты. 

Проблема

Заявить о себе в творческой среде даже очень талантливому человеку бывает непросто. Неординарные личности и творческие коллективы остаются незамеченными, потому что не знают, как могут обратить на себя внимание. 

Молодым людям трудно понять, насколько значим и уникален их опыт, если рядом нет поклонников их творчества или сторонников, которые поддержат в начинаниях. 

Решение и результат

Формат, в котором «Марс» предлагает рассказать о себе и своем творчестве, – видеоинтервью или интервью в виде статьи. Участвовать в записи интервью можно как очно в Москве, так и онлайн из любого региона России. «Марс» публикует контент на нескольких интернет-площадках, и у любого участника увеличиваются шансы стать замеченным в своей среде и найти единомышленников для совместного досуга или продвижения в культурной среде. На страницах «Марса» вышли уже 39 интервью с творческими личностями и коллективами.  

Кроме того, в центре устраивают творческие встречи, где каждый делится опытом и освещает свое направление творчества. Участники проекта совместно выбираются на мероприятия, мастер-классы и посещают туристические локации. 

В 2023 году АНО «Марс» стал победителем Конкурса Грантов Мэра Москвы для НКО и работает над реализацией проекта «Технологическая выставка про историю Московского Художественного Театра –  Коротко о Главном».

Так выглядит страница участника проекта «200 НКО, которым стоит помочь» на нашем сайте

Набор документов для работы с волонтерами на социальном проекте НКО

Если в НКО планируется работа с волонтерами, на сайте также нужен отдельный раздел со своим набором документов. 
Как правило размещают :

1. Положение о волонтерах;
2. Шаблон договора с волонтерами;
3. Анкету для волонтеров
4. Политику о персональных данных с заявлением о согласии на обработку персональных данных. 

Документы без которых не получится реализовать социальный проект

Мы наглядно увидели лишь часть, за кадром остались документы, без которых не может быть реализован не один социальный проект: 

• Протоколы органов управления; 
• Распоряжения и приказы руководителей;
• Кадровые документы; 
• Заявления от получателей пожертвования;
• Согласия на обработку персональных данных; 
• И много - много других внутренних документов.

Все крупные НКО соблюдают один важный принцип — ОТКРЫТОСТЬ. 
Вы наверняка заметили, что в обзоре участвуют только крупные НКО. 
Вероятно у кого-то точно закралась мысль, что так свою работу выстраивают только они поскольку у них достаточны ресурсы. Но это не так. 
Приведем примеры менее известных НКО 

Например, Автономная некоммерческая организация "Центр социальных инициатив и культурно- делового сотрудничества "Яхонт", Ассоциация развития возобновляемой энергетики.

 Структура их работы выстроена также: 

1.  Есть зарегистрированная НКО;
2.  Есть сайт
3. Освещены Программы и события НКО 
4. Присутствует раздел ДОКУМЕНТЫ с разработанными положениями и договорами 
5. Размещен отчет о деятельности НКО. 

Для того чтобы некоммерческой организации проще реализовать цели в начале пути важно определить необходимые документы, которые могут участвовать в реализации общественно полезных задач. 
Более того, когда вы намечаете план мероприятий, определяете кого вам необходимо привлекать, какие у вас есть на это средства, проще будет организовать партнёрство с государством, другими участниками некоммерческого сектора, корпорациями, малым и средним бизнесом. 

Основа документооборота может быть не такой большой.
Более того это позволяет не только успешно развивать НКО, но и избежать риск внеплановой проверки НКО.

Из всего вышесказанного, можно сделать вывод что открытость НКО, публичные программы, стратегии, отчеты, документы, команда являются если не основным, то важным фактором для развития НКО. Что повышает кредит доверия всех институтов гражданского общества и позволяет проще и успешнее реализовывать цели НКО. 

Читайте другие статьи от наших экспертов:

• Про 86 счет в НКО
• Как оформить эцп на доверенное лицо
• Как создать центр психологической помощи

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 004-02-10

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---