7 причин для добровольного аудита НКО
Практические советы от аудитора, который провел больше 470 аудитов НКО. Авторская статья поможет убедится в необходимости аудита, быть в курсе цен на процедуру, а также обезопасить руководителя организации от недобросовестных действий главного бухгалтера.
Аудиторское сопровождение — это периодические аудиторские проверки бухгалтерского учета и налогообложения в организации. Специалисты, которые занимаются аудиторским сопровождением также проводят консультации и составляют рекомендации, чтобы устранить недочеты и оптимизировать процесс ведения бухгалтерского учета в организации.
Минимум 95 процентов руководителей некоммерческих организаций не могут проверить работу своего главного бухгалтера. Поэтому убедиться, что специалист работает не во вред НКО, сложно. Если главный бухгалтер допускает ошибки, у руководителя некоммерческой организации возникают очень много негативных последствий:
- Штрафы.
- Блокировки.
- Неоптимальные решения.
- Лишние налоговые доначисления.
- Необходимость поиска нового главного бухгалтера.
Самое плохое, что это все возникает в самый неподходящий момент.
Исходя из своего опыта сопровождения более тысячи некоммерческих организаций и руководства аудиторским подразделением, поделюсь суровой статистикой.
В 25% некоммерческих организаций,
которые обращаются за аудитом, нет программы 1С. Бухгалтер есть, а бухгалтерии нет.
В других в 25% НКО есть 1С, но в программе нет закрытых периодов, есть только
первичная операционная деятельность.
Еще в 25 % НКО формируется отрицательное аудиторское заключение с рекомендациями, которые очень сложно выполнить за короткий период времени. Требуются глобальное восстановление бухгалтерского учета.
Только каждая 4-я организация ведет нормальный бухгалтерский учет.
Почему это происходит?
Потому что руководитель не может проверить работу главного бухгалтера. Главный бухгалтер, в свою очередь, оптимизирует работу и формирует для себя комфортное поле деятельности. Так
как сам по себе некоммерческий сектор на сегодняшний день обладает дефицитом главных бухгалтеров, специалист может относительно быстро сменить место работы и не перетруждаться на текущем. Фактически руководитель искушает главного бухгалтера ничего не делать. Чтобы минимизировать риск этого, есть простое решение.
Аудиторское ежеквартальное или ежемесячное сопровождение. Такое решение не только закрывает минусы, о которых расскажу позже, но и самое главное
Аудитор – это не главный бухгалтер. У аудитора много знаний и умений на стыке учета и управления, которые помогут вывести Ваше НКО на новый уровень. Аудитор может эффективно взаимодействовать со всеми участниками организации.
Причины для добровольного аудиторского сопровождения:
- Проверка главного бухгалтера
- Безопасность руководителя
- Дополнительный анализ при аудиторском сопровождении
- Финансовый учет в НКО
- Страховка надежной работы главбуха
Проверка главного бухгалтера
У аудиторского сопровождения может быть несколько целей.
Важно то, что аудиторское сопровождение — это не только проверки работы главного бухгалтера. Задача у процедуры — обнаружить недочеты в ведении бухгалтерского учета и предоставить рекомендации, как их устранить, а еще систематизировать работу бухгалтерии НКО. Руководитель НКО при такой модели взаимодействия с аудиторами может сосредоточиться на руководстве организации и не переживать за ее надежность.
Стоимость ежеквартального аудиторского сопровождения, которое обеспечивают специалисты Партнёр НКО, начинается от 15 000 рублей.
Не формируется сложная аудиторская проверка, проводится первичный анализ, чтобы руководитель НКО был уверен, что базы учета в принципе ведутся. Важно, что закрытие кварталов будет происходить в срок. Первичная документация разнесена корректно и не проводится оптимизационных действий.
Про особенности бухгалтерского учета в НКО узнаете в пубикации от руководителя юридичесого департамента.
Зачем это нужно?
Озвучу основные трудности, с которыми сталкивается руководитель НКО.
В большинстве коммерческих организаций 50% работы можно отложить на конец года. Фактически в большинстве НКО нет налога на добавленную стоимость и не формируются налог на прибыль.
Есть учет 86-го счета, который формируют затраты, и они становятся основой отчета о целевом использовании средств, который фактически является ежегодным. Но при накоплении этих данных и откладывании задачи теряется контекст, некоторые документы сложно искать в конце года, и в большинстве случаев выполнить задачу невозможно.
Получается, что по итогу года работы, которые отложили «на потом», невозможно выполнить. Например, контрагенты, которые не предоставили документы, уже через 9 месяцев ликвидированы или сменили контакты. Как вариант, контакты контрагента потеряли, уволился сотрудник, который работал с организацией и т.д. Причин очень много. Итог один — нельзя раз в год сворачивать годовую отчетность некоммерческой организации.
Важно! Отчетность необходимо сворачивать минимум раз квартал. А в организации с оборотом более 2-3 миллионов рублей в месяц в обязательном порядке она должна сворачиваться ежемесячно.
При этом главный бухгалтер, который откладывает работу «на потом», при увольнении сваливает большой объем работ для восстановления на следующего руководителя.
Руководители НКО думают, что даже если главный бухгалтер уволится, то будет просто найти компетентного сотрудника. Но то не так. Еще возникает существенная проблема. Кандидаты на должность нового главного бухгалтера не хотят принимать организацию с плохим учетом из-за необходимости масштабных доработок. Так как в случае возникновения проблем с контролирующими органами из-за недоработок бывшего главного бухгалтера разбираться придется новому сотруднику.
Что происходит? Новый главный бухгалтер работает по той же схеме, что и его предшественник, и не собирается ничего восстанавливать, хотя обещает. К сожалению, в большинстве случаев обещания не приводят к действиям.
Возникает запрос не допустить откладывания работы, разваливания бухгалтерского учета и приема на работу некомпетентных кадров. Закрывает эти запросы аудиторское сопровождение НКО.
Ежеквартальная проверка по итогу отчетного периода не позволит главному бухгалтеру отложить работу, которую он обязан сделать. Аудитор сможет оценить компетентность главбуха.
Какие отчеты нужно сдавать НКО и перечень нулевых отчетов с размерами штрафов за игноирование обязаности опубликованы на сайте.
Аудитор сможет дать рекомендации по учету с таким расчетом, что даже если компания в будущем вырастет, то она сможет пройти аудиторскую проверку. И как правило, самая главная мысль в срезе тех организаций, которые пользуются услугами аудиторского сопровождения: руководители экономят бюджет, а не усложняют его. Формируют более эффективную команду учета при минимальных дополнительных затратах. Не отвлекаются на поиск тех сотрудников, которых они не могут оценить
и проверить.
Таким образом, руководитель НКО сможет заниматься развитием компании, а не постоянной сменой работников.
Безопасность руководителя
На сегодняшний день главная подпись в организации у руководителя. Все главные документы подписывает только он. У нас уже более 8 лет главный бухгалтер не подписывает главные документы – это делает руководитель компании. С точки зрения безопасности очень плохая история.
Руководитель не может провести оценку компетентности главного бухгалтера.
Главный бухгалтер де факто проводит очень много финансовых хозяйственных операций, за которые несет ответственность руководитель. Получается, что руководитель НКО отвечает за действие человека, которые не может контролировать и оценить даже в силу нехватки времени. Самое плохое в такой ситуации, что главбух формирует документы, ответственность за которые не несет. И в случае возникновения рисков административной или уголовной ответственности де факто на сегодняшний день главбух являются вторым или третьим лицом, а вся ответственность на руководителе НКО.
Важно. Руководитель обязан контролировать работу главного бухгалтера и теми
или иными способами оценивать его компетентность. Яркий пример того, зачем это нужно — целевое использование средств. Главный бухгалтер формирует сметы, подписывает договора, готовит платежки, закрывают периоды, формирует отчеты в государственные органы, чтобы подтвердить целевое использование средств, ответственность за которое несет руководитель НКО.
Если в отчете будут ошибки. Например, по грантом, отчетам перед спонсором или же перед публичными пожертвованиями будет признано нецелевое использование средств. Фактически это может привести к штрафам и начислению пеней, испорченный деловой репутации НКО, ликвидации
НКО Минюстом за нецелевое использование средств. Дело может закончиться даже уголовным преследованием руководителя за нецелевое использование государственных средств, размером более 600 тысяч рублей. Привлечь главного бухгалтера к ответственности в такой ситуации очень сложно. Первично ответственность лежит на руководителе.
Как оформить ЭЦП для сдачи отчетности на сотрудника НКО, узнаете из статьи.
Дополнительный анализ при аудиторском сопровождении
Существенные проблемы главных бухгалтеров заключается в том, что в большинстве случаев им не хватает:
- Юридических знаний;
- знаний в IT- сфере;
- знаний и умений применять основы управления.
Всё это должно быть у руководителя. Если у Вас таких знаний нет, то выделяются специализированные аудиторы с более широкими знаниями. Что не может зачастую сделать главный бухгалтер? Не может провести экспертизу договоров и сопроводительных документов в организации.
Главбухи строят именно бухгалтерский учет и юридическим сопровождением не занимаются. Даже если в НКО есть главбух, который занимается юр. сопровождением, он опирается на свои выводы по прошлым местам работы или оценивает документы с точки зрения бухгалтера. А его точка зрения может противоречить действующему законодательству.
Именно аудитор, который проводит аудиты постоянно, формируют каждый день у себя специализированные навыки пограничных компетенций. И если аудитор — специалист нашей компании, то при нахождении «уязвимости» в документах организации он привлекает профильных специалистов.
В первую очередь это юристы для экспертизы договоров, документооборота,
оферты пожертвований. Аудитор привлекает юристов, если видит, что документы составлены некорректно. Если аудитор видит, что у НКО проблемы с сайтом, то он может привлечь IT-специалистов, которые проверят сайт организации на безопасность. Используя персональные данные и обрабатывая их, вместе с юристом он оценивает ту документацию, которая обязательно должна быть на сайте организации.
Очень важно, что аудитор сможет предложить список мер по оптимизации документооборота и налогообложения. Так как он не находится внутри НКО и смотрит на работу компании со стороны.
Приведу пример кейса. Зачастую некоторые поступления являются пограничными. Например, в общественнной организации есть партийные взносы, которые по сути являются прямой платой с участием мероприятия. Или же в не фонды поступают пожертвования от физических лиц по реквизитам компании. Таких примеров может быть очень много, но они все несут риски для НКО.
Главный бухгалтер не сможет оценить их в разрезе опыта одной единственной организации. В большинстве случаев он принимает решение отправить эти поступления в налоговую базу и заплатить с них налог.
Главбухи не обладают широкими знаниями в некоммерческом секторе и не имеют возможности оценить реальные риски в разрезе сотен организаций. В итоге они идут по пути минимизации рисков за счет руководителя и компании. То есть они оптимизируют работу деньгами. И на всякий случай платят налоги.
Фактически аудитору нужно провести анализ этих поступлений, корректно сформировать дополнительные документы и предложить это решение проблемы руководителю НКО. Именно в таком формате взаимодействия руководитель должен сам принимать решение, как корректнее поступить: потратить больше денег и не платить налоги или действительно на данном этапе может быть проще заплатить налоги, но с пониманием с какого оборота нужно перейти все-таки к документальному оформлению и защиты. В отсутствие налогооблагаемый базы. Как проходит аудит и что важного в заключении экспертов для руководителя НКО, читайте в статье.
Финансовый учет в НКО
Очень важный момент — финансовый учет. Самый высокооплачиваемый руководитель — это главбух со знаниями финансового директора. Поэтому они не могут работать в малых и средних организациях, и этой компетенции чрезвычайно сильно не хватает.
Аудитор может привлечь руководителей по управлению архитектурой НКО, которые могут помочь выстроить финансовую структуру учета отчетности. Которая будет формировать не только отчетность, но и финансовые отчеты для руководителя, публичные отчеты для смет, которые помогут развиваться НКО, сделать деятельность организации максимально прозрачной и привлечь больше пожертвований.
Вы же сможете нанять бухгалтера средней компетенции и прибегать к услугам аудитора со знаниями финансового учета лишь раз в квартал. На самом деле этого достаточно.
Страховка надежной работы главбуха
В организации главный бухгалтер незаменим. Если он по тем или иным причинам приостанавливает деятельность, то компания фактически парализуется. С этим в течение двух лет сталкивается 50% компаний.
Бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск, сменить место работы, Поэтому часто сталкиваемся с террором главбухов, которые понимают свою исключительность, начинают диктовать свои требования и правила, формируют в коллективе диктаторскую, токсичную позицию.
Если компания находится на аудиторском сопровождении, главбух будет чувствовать небольшую конкуренцию. И если он выпадет из процесса, аудитор который производит оценку работы организации ежемесячно или ежеквартально, понимает особенности работы НКО. Ему не нужно принимать дела –специалист уже с ними знаком.
Мало того, аудитор может в дружеском формате усилить компетенцию главбуха, и Вы сэкономите на обучении. А если с главбухом что-то случится, аудитор может на месяц-два выйти на место главного бухгалтера и физически поддерживать его.
Поэтому у нас есть практика, что мы в таком случае мы выбираем в поддержку аудитору своего главного бухгалтера. Он входит в строй и в дальнейшем Вы можете заменить главбуха на своего. А если по итогу месяца это не получилось, то всегда можете оставить проверенного главного бухгалтера Парнёр НКО.
! Аудитор не является конкурентом вашей организации. У нас много клиентов, и компетенции аудиторского сопровождения значительно важнее бухгалтерского сопровождения как такового. У нас есть свое объединение бухгалтеров. Мы занимаемся обучением главных бухгалтеров.
Ценностью компании являются коллективы. У главбуха, который пять дней в неделю на месте, есть свои плюсы. Соответственно руководитель будет подстрахован даже в случае форс-мажора. Главный бухгалтер является временно заменяемой единицей.
Работа аудитора стоит дороже работы главбуха, но если обратиться к рынку HR-слуг, то для поиска нового специалиста организации, которые работают в сфере HR-слуг, запрашивает 1-2 клада специалиста. Можете представить сумму, которая необходима для быстро поиска главбуха. Выгоднее ввести аудитора и самому спокойно найти главбуха, при этом аудитор сможет произвести оценку его компетентности, и вы сэкономите деньги на услугах HR.
Услуга аудиторского сопровождения чрезвычайно важна для каждого руководителя в некоммерческой организации, у которого есть свой главный бухгалтер. Данная услуга не очень распространена из-за того, что сами главбухи прилагают максимум усилий для того, чтобы аудитор не пришел. Сотрудник НКО избегает контроля, борется за свою исключительность. Он формирует для себя комфортную среду. Но это порочный путь для руководителя. Ведь для управленца главным является безопасность своей организации.
Поэтому, если Ваш главный бухгалтер отговаривает от аудиторского сопровождения, неважно с какой мотивацией – дорого, небезопасно – стоит задуматься о причинах такого поведения Вашего работника. Также важно провести аудиторскую проверку прямо сейчас. Напомню, что наши специалисты окажут такую услугу за 15 000 рублей.
Остались вопросы?
Пишите или звоните!
8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Подпишитесь на наш Телеграм Каждый день краткие новости, анонсы и советы по работе НКО
В развитии КО помогут подсказки от экспертов:
