Отчет по гранту. Финансовая и аналитическая отчетность НКО: требования, список документов и разбор ошибок

Как НКО правильно отчитаться за грант рассказывает Наталья Грунская, руководитель юридического департамента группы компаний «Партнёр НКО». Отчет придется вести двойной: аналитический и финансовый — документов будет много и там, и там. Из статьи узнаете, какие документы прикладывать по каждому типу отчетности, чтобы добросовестно отчитаться за грант и не попасть в черные списки НКО. Некоммерческие организации из таких списков в грантовых конкурсах в следующем году участвовать не смогут.

1. Что такое отчетность по грантам НКО и на какие виды она делится
2. Зачем нужно юридическое сопровождение гранта некоммерческой организации
3. Что включать в аналитическую отчетность по гранту 
4. Какими документами подтверждать аналитический отчет по гранту — по видам грантовых проектов
5. Как НКО вести финансовую отчетность по гранту 
6. Какими документами НКО подтверждают финансовые расходы по гранту и юридические требованиями к ним
7. Топ-5 ошибок, которые приведут к проблемам с отчетностью по гранту
8. Какие будут последствия для НКО, если нарушит отчетность по использованию средств гранта

Что такое отчетность по грантам и на какие виды она делится

Первый документ для подтверждения расходов грантовых средств — договор между некоммерческой организацией и грантодателем. В нем прописывают условия предоставления и сроки реализации гранта, ответственность сторон за выполнение обязательств.

Перед заключением договора с грантодателем обязательно необходимо ознакомиться с условиями выполнения гранта и условиями по отчету за грант. Договор не подлежит редактированию и согласованию положений. Он спускается грантодателем и его необходимо только подписать, понимая, что все положения договора НКО может и должна выполнить. 

Выиграть конкурс и получить грант, не для каждой некоммерческой организации легко, но еще сложнее отчитаться за полученные подотчетные средства. 

Любой грантодатель в договоре с грантополучателем прописывает, что он имеет право запрашивать у получателя гранта документы и информацию, необходимые для осуществления контроля за соблюдением порядка, целей и условий предоставления гранта. 

Грантодатель обязуется не вмешиваться в реализацию проекта, но имеет право на любой стадии мониторить использование предоставленных средств и в любое время запросить соответствующие материалы, документы и информацию. 

Именно поэтому рекомендуем своевременно составлять требуемые документы, собирать их и ответственно хранить для предстоящего отчета. 

Отчет по гранту условно можно разделить на две части: аналитическая и финансовая части: 

 
В первой половине статьи подробно поговорим важности юридического сопровождения гранта. Потом расскажем, что включать в аналитическую часть отчета, а затем перейдем к финансовой части — документам, которые подтверждают все расходы НКО по гранту. А в конце расскажем про самые распространенные ошибки, которые допускают получатели гранта, когда отчитываются по ним.

Зачем нужно юридическое сопровождение гранта некоммерческой организации

Юридическое сопровождение гранта — неотъемлемая часть деятельности некоммерческих организаций. Это процесс обеспечения соблюдения законодательства и правил во время получения и использования грантовых средств. Есть как минимум три важных момента. 

Во-первых, юридическое сопровождение гранта необходимо, чтобы обеспечить соответствие всех действий некоммерческой организации законодательству. Ведь неправильное или незаконное использование грантовых средств может привести к серьезным последствиям, включая коммерческие санкции, аннулирование гранта и даже уголовную ответственность. 

Во-вторых, юридическое сопровождение гранта помогает обеспечить прозрачность и законность процесса получения и использования средств. Исследование, проведенное Институтом права и развития ВШЭ, показало, что в стране каждый пятый грант некоммерческой организации сопровождается нарушениями законодательства. Большинство этих нарушений связано с неправильным оформлением документов, непрозрачностью финансовых операций и несоблюдением процедур, установленных грантодателем. 

В-третьих, юридическое сопровождение гранта способствует укреплению доверия со стороны доноров и общественности. 

К сожалению, не каждый грантополучатель, особенно кто сталкивается с грантом впервые, четко понимает объем документов, необходимый для прозрачного отчета по гранту. Также, многие координаторы проекта, на первых порах особое внимание уделяют финансовой части, забывая о юридических аспектах. 

Позвонить

Что включать в аналитическую отчетность по гранту 

В аналитической части опишите все действия, которые выполняли для реализации гранта.
Обязательно ведите фотовидеофиксацию каждого проведенного мероприятия НКО в рамках гранта. Фото- и видеоматериалы также будут нужны для отчета. 

Опишите все проведенных за отчётный период мероприятий т.е. перечислить все мероприятия, составить и предоставить программы мероприятий, презентации или иные материалы участников, например, собрать отзывы, опросы по анкете обратной связи и т.д. 

Описать основные достигнутые количественные и качественные результаты реализации проекта за отчётный период — сделать качественно проведенный опрос участников мероприятий НКО.

Предоставить информацию о СМИ, в котором публиковалась информация об НКО и ее мероприятиях. Приложите копию бумажной статьи из газеты или распечатайте текст, опубликованный в сетевом издании со ссылкой на публикацию в интернете. 

Подкрепить каждое мероприятие юридически значимыми документами, в зависимости от характера деятельности и финансовых операций по гранту. 

Пример требований Фонда президентских грантов 

Фонд президентских гратов предоставляет НКО, которая выиграла грант, методические материалы, которые помогают прозрачному документообороту. Так в требованиях к использованию гранта можно увидеть перечень всех необходимых документов по каждой статье расходов: 

• оплата труда; 
• командировочные расходам; 
• офисным расходам; 
• приобретению или аренде специализированного оборудования, инвентаря и сопутствующих расходов; 
• разработку и поддержку сайтов; оплату юридических, 
• информационных, консультационных услуг и иных аналогичных расходов; 
• расходов на проведение мероприятий; 
• издательские, полиграфические и сопутствующие расходы; 
• прочие прямые расходы. 

Резюмируем: из аналитического отчета грантодатель должен увидеть, что проект прошел в полном соответствии с заявкой, был выполнен календарный план, достигнуты все качественные и количественные показатели.

Какими документами подтверждать аналитический отчет по гранту — по видам грантовых проектов

Помня о прозрачности использовании гранта и непрерывном мониторинге использования предоставленных грантовых средств, важно составлять и подкреплять не только первичные документы, но и различные положения, программы, протоколы, заявки, и прочее. Далее соберем списки документов для отчета по гранту в зависимости от типа мероприятия, работы или услуги, на которые были выделены грантовые средства. 

Выставки, концерты, фестивали. К примеру, для подтверждения проведенных в рамках гранта НКО выставок, концертов, спектаклей, фестивалей, акций, исторических реконструкций, и иных похожих мероприятий с неизвестным заранее составом участников необходимо составить и иметь:

1. программу мероприятия (сценарий);
2. список организаций-партнеров, соглашения или письма от них (при наличии);
3. список волонтеров (при наличии);
4. договоры с волонтёрами или лист регистрации волонтеров в мероприятии (при наличии волонтеров);
5. отзывы участников (при наличии);

Игровые, спортивные, развлекательные мероприятия. Если некоммерческая организация в рамках проекта проводит олимпиады, спортивные соревнования, или иные подобные мероприятия, у нее должны быть в наличии составленные следующие документы: 

1. программа мероприятия;
2. положение или иной документ, описывающий номинации, условия участия и определяющий порядок проведения, порядок отбора победителей;
3. форма заявки на участие или скриншот электронной формы регистрации участников;
4. список членов жюри (при наличии жюри);
5. протокол заседания жюри об утверждении результатов (при наличии жюри);
6. список участников;
7. список победителей;
8. примеры работ участников (при наличии);
9. список организаций-партнеров, соглашения или письма от них (при наличии);
10. список волонтеров (при наличии);
11. договоры с волонтёрами или лист регистрации волонтеров в мероприятии (при наличии волонтеров);
12. отзывы участников (при наличии).

Образовательные мероприятия. Если некоммерческая организация проводит обучающие или образовательные мероприятия, то список юридических документов еще больше:

1. утвержденный учебный план с указанием дат и мест проведения обучения, тем занятий, количества часов;
2. список преподавателей (лекторов, консультантов и т. д.);
3. документы, подтверждающие квалификацию преподавателя/лектора/консультанта (свидетельства, дипломы, резюме или иные), если услуги оказаны на возмездной основе;
4. опорные материалы, тезисы выступления или презентация докладчика, если услуги он оказывал на возмездной основе
5. и прочее. 

Но опять же помним, что необходимо ориентироваться на требования отдельно взятого грантодателя, поскольку у каждого имеются свои требования к форме аналитического отчета за использование гранта. 
Если организация проводит обучающие или образовательные мероприятия, то список юридических документов еще больше:

Как НКО вести финансовую отчетность по гранту 

При использовании грантовых средств, некоммерческой организации необходимо вести учет всех расходов. Нужно подготовить уже финансовый отчет по использованию грантовых средств и собрать все подтверждающие документы. 

Одним из основных юридических документов, необходимых для подтверждения использования средств гранта, является отчет об использовании средств. Этот отчет должен содержать подробную информацию о расходах некоммерческой организации и о достигнутых результатах. В отчете должны быть четко указаны связанные с проектом расходы, доказательства фактического использования средств. Например, это копии счетов-фактур, договоров, а также отчеты об исполнении договоров и достигнутых результатах.

В случае, если некоммерческая организация использует грантовые средства на приобретение оборудования или материалов, необходимо предоставить документы, подтверждающие такие расходы. Например, счета-фактуры, накладные и договоры на приобретение оборудования или материалов. Эти документы должны содержать информацию о стоимости, количестве и качестве приобретенных товаров или услуг, а также указывать, что соответствующие платежи были сделаны из грантовых средств.

Справка. Счет-фактура — документ, выставляемый поставщиком товаров или услуг, на основании которого заказчик производит оплату. Счет-фактура должен содержать информацию о наименовании товара или услуги, их стоимости, а также данные поставщика и получателя.

Также требуемыми документами являются кассовые чеки и кассовые ордера. Кассовые чеки должны содержать информацию о дате, наименовании товара или услуги, их стоимости и подпись продавца. Кассовый ордер - это документ, выписываемый при проведении наличных операций, и включает в себя информацию о сумме операции, дате и цели проведения операции.

НКО могут потребоваться и другие документы, такие как акты выполненных работ, копии платежных поручений и др. Все эти документы играют важную роль в подтверждении использования грантовых средств и гарантируют обеспечение прозрачности и законности расходов.

Кроме того, часто требуется предоставление документов, подтверждающих соответствие расходов гранту. Например, если грант предназначен для выполнения определенного проекта или программы, то организация должна предоставить связанные с ним договоры, приказы, отчеты и другую документацию. Это поможет донору более детально оценить не только расходы, но и качество выполненной работы.

Один из примеров указанных требований к юридическим документам некоммерческой организации для подтверждения использования средств гранта в России можно найти в Распоряжении Правительства от 08.04.2011 № 214-р «О порядке расходования средств федерального бюджета, поступающих некоммерческим организациям в качестве гранта на осуществление деятельности или достижение определенных целей».

Как видно из вышеописанного реализация грантовых программ требует соблюдения определенных правил и процедур, а также правильного использования грантовых средств. Документальное подтверждение расходов является неотъемлемой частью этого процесса. Необходимость в юридическом сопровождении гранта позволяет обеспечить эффективное использование средств и гарантировать ответственное выполнение обязательств перед грантодателем и наиболее достоверное использование гранта.

Позвонить

Какие документами НКО подтверждают финансовые расходы по гранту и юридические требованиями к ним. Списки документов

В рамках получения гранта, важно не только предоставить соответствующие документы, подтверждают целевое использование средств, но и правильно их оформить. Поскольку содержание всех документов в первую очередь имеет значение для самой НКО. 

Например, договор ГПХ, самый распространённый договор, который НКО заключает для привлечения лиц, помогающих реализовать цели заявки. Такой документ имеет особую значимость как для донора, который желает убедиться в том, что его средства будут эффективно использованы, так для сторон соглашения. 

Если пренебречь условиями договора, можно столкнуться с трудностями, в случаях, когда соглашение не ориентировано на результат, в нем четко не прописаны выполнения конкретной работы и не закреплены конечные показатели. Как вы понимаете, в таком варианте НКО может столкнуться с тем, что подрядчик не выполнит все необходимые обязательства и НКО придется за свои ресурсы (временные и денежные) нанимать нового подрядчика с уже более тщательным подходом. 

Объемный массив документов, охватывает огромное количество нормативно правовых актов Российской Федерации. 

Перечислим по группам, какими документы подтверждают финансовые расходы НКО в зависимости от характера гранта. 

Вознаграждение специалистов – физических лиц:

1) договор с указанием перечня оказываемых работ услуг;
2) акт выполненных работ;
3) табель учета рабочего времени:
4) документ, подтверждающий оплату работ/услуг (акт передачи денежных средств, банковская выписка о переводе денежных средств).

Вознаграждение специалистов – юридических лиц подтверждается:

1) договор с указанием перечня оказываемых работ услуг;
2) акт выполненных работ;
3) документ, подтверждающий оплату работ/услуг (акт передачи денежных средств, банковская выписка о переводе денежных средств).

Аренда помещения:

1) договор аренды; 
2) акт приёма-передачи помещения; 
3) документ, подтверждающий оплату — фискальный чек или акт передачи денежных средств; 
4) счет фактура. 

Расходы на канцелярские принадлежности:

1) фискальный чек;
2) товарная накладная;
3) счет фактура.

Аренда оборудования: 

1) договор с приложением характеристики арендуемого оборудования;
2) документ, подтверждающий оплату;
3) акт приёма-передачи оборудования (при передаче в аренду и при возврате оборудования арендодателю);
4) счет-фактура.

Издательско-полиграфические услуги:

1) договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;
2) документ, подтверждающий оплату (фискальный чек);
3) товарная накладная;
4) техническое задание с описанием и приложением дизайн макетов сувенирной продукции в цветном изображении на бумажном носителе и стоимостью каждого вида продукции;
5) акт выполненных работ;
6) счет-фактура;
7) ведомость на раздачу продукции;
8) акты расхода/списания продукции в массовом количестве в рамках проекта.

Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта: 

1) договор с указанием перечня оказываемых услуг;
2) два-три коммерческих предложения с подобным описанием аналогичного готового продукта; 
3) документ подтверждающий оплату;
4) техническое задание с подробным описанием и стоимостью каждого вида работ;
5) акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;
6) сертификат регистрации доменного имени; 
7) счет-фактура. 

Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения: 

1) два-три коммерческих предложения с подобным описанием аналогичного готового продукта;
2) договор с указанием перечня необходимых услуг;
3) документ, подтверждающий оплату;
4) акт об оказании услуг;
5) счет-фактура.

Расходы на подарки и сувенирную продукцию:

1) документ, подтверждающий оплату (фискальный чек);
2) товарная накладная;
3) ведомость на раздачу продукции, атрибутики;
4) счета-фактуры;
5) акты расхода/списания продукции в рамках проекта. 

Расходы на проживание и питание:

1) договор с оказанием перечня оказываемых услуг;
2) акт оказанных услуг с приложением списка Ф. И. О. проживающих и питающихся лиц;
3) счета-фактуры; 
4) фискальный чек, квитанция или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг.

Транспортные расходы:

1) фискальный чек, подтверждающий факт оплаты покупки горюче-смазочных материалов;
2) билеты и посадочные талоны в обе стороны;
3) счета-фактуры;
4) договор аренды с приложением характеристики арендуемого транспорта, времени аренды, стоимости и почасовой оплаты;
5) акт приёма-передачи, подтверждение оплаты — фискальный чек или акт передачи финансовых средств. 

Расходные материалы и комплектующие изделия, инвентарь: 

1) договор с приложением характеристики оборудования, к которому приобретается расходные материалы и комплектующие изделия; 
2) документ, подтверждающий оплату; 
3) счет-фактура.

Как видно из приведенных категорий, на каждый вид деятельности своя группа документов, которые должны соответствовать действующему законодательству Российской Федерации и содержать интересы всех сторон участников гражданского оборота. Более того это не исчерпывающие категории грантовых направлений. 

В зависимости от направления деятельности каждый документ имеет свои требования, правила и отличительные признаки. Например, каждый договор должен иметь свои существенные условия, отвечать конкретной специфике, которую важно учитывать при подписании. 
Также, как видно и примеров по категории, чтобы закрыть одну операции зачастую необходимо несколько документов, которые дополняют друг друга и без которого неважно отчитается за использование средств. 

Топ-5 ошибок, которые приведут к проблемам с отчетностью по гранту

Организации, которые не могут продемонстрировать четкую и эффективную отчетность, естественным образом рискуют потерять доверие финансовых органов и предоставляющих услуги грантования организаций. Это может привести к дефициту финансовых средств и неспособности выполнять свои социальные функции. Ниже смотрите пять самых распространенных ошибок, которые допускают грантополучатели. 

1. Договоры гражданско-правового характера вне периода действия гранта. Все соглашения должны быть составлены отдельно для гранта. Как мы писали ранее, по гранту ведется раздельный учет средств. Однако многие НКО ошибочно думают, что это касается только денежных средств, и прикладывают уже имеющиеся (заключенные не на период реализации гранта) договоры гражданско-правого характера, подтверждающие привлечение разных специалистов на период реализации проекта.

2. Несовпадение количества и сумм актов выполненных работ условиям договоров. Помимо неверных дат в договорах ГПХ, многие НКО ведут неверный расчет со специалистами, привлеченными по договорам ГПХ. Например, в договоре указано что выплаты осуществляются ежемесячно, а в нарушении договора НКО, осуществила выплату физическому лицу единовременно, подписав один единственный акт. 

3. Отсутствие заключённых трудовых договоров. Несмотря на то что в проект вы задействуете уже нанятого работника, на срок реализации гранта с ним заключается отдельный трудовой договор именно для грантодателя, поскольку ему важно иметь прозрачный раздельный учет.

4. Отсутствие документов, подтверждающих софинансирование. Многие НКО не заключают соответствующие документы, которые подтверждают суммы софинансирования. Грантодатель сочтет это нарушением, поскольку сумма проекта рассчитывается с учетом средств, которые уже имеются у НКО или которые она сможет привлечь для реализации гранта. 

5. Перерасход суммы гранта. Нередко для реализации гранта в проекте заложено приобретение товаров и услуг. К сожалению, на практике достаточно сложно спрогнозировать их точную стоимость в условиях рыночной экономики. Такие факторы влияют на удорожание проекта, поэтому стоимость отдельных товаров и услуг необходимо согласовывать с кураторами. Для одобрения удорожания составляются заявления. Если куратор не одобрил изменения проекта, важно скорректировать все в счет софинансирования.

Краткий вывод к разделу. Составление и корректировка внутренних документов для гранта является неотъемлемой частью работы и важным инструментом для подтверждения использования средств гранта. Чтобы не допускать подобных ошибок необходимо соблюдать все требования и рекомендации, предоставляемые донорами и соответствующими правовыми актами, чтобы обеспечить прозрачность и ответственность в использовании грантовых средств.

Какие будут последствия для НКО, если она нарушит отчетность по использованию средств гранта

В случае нарушения отчетности по использованию средств гранта некоммерческой организацией, последствия могут быть довольно серьезными.

Главное: в случае невозможности отчитаться по гранту, денежные средства придется вернуть грантодателю в полном объёме. 

Кроме этого, некоммерческая организация может столкнуться с правовыми последствиями, если нарушит правила отчетности. Нарушение финансового учета может привести к привлечению к ответственности руководителей организации. Ответственность может не только административной, но и уголовной. В случае нецелевого расходования бюджетных средств, применяются такие нормы как ст. 15.14 КоАП РФ и ст. 285 УК РФ.

Если же возникнут споры по назначению использования грантовых средств, такие споры рассматриваются в судебном порядке. 

Для сведения, к ответственности могут привлечь не только организацию, но и должностное лицо, которое неправомерно использовало бюджетные средства (ст. 15.14 КоАП).

После таких провалов, очевидное последствие — лишение возможности получения дополнительных грантов в будущем. Так, Фонд президентских грантов создает «Черные списки НКО». Туда попадают организации, которые хуже всего отчитались за выделенные бюджетные средства. Соответственно, вероятность получить грант у таких НКО в следующем году будет стремиться к нулю. 

Для того, чтобы избежать последствий, некоммерческим организациям следует серьезно относиться к ведению отчетности и учету использования средств гранта. Это включает надлежащую документацию, ответственность и прозрачность в управлении финансами. 

Более того, интеграция юридического сопровождения в процесс реализации грантовой программы не только обеспечивает эффективное использование средств, но и создает условия для повышения уровня доверия со стороны доноров и общественности, что позволяет некоммерческим организациям привлекать дополнительное финансирование и поддержку в своей деятельности. 

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---