HR в НКО. Особенности подбора и управления персоналом в некоммерческих организациях

Как подобрать персонал, как помочь новым сотрудникам адаптироваться? Как работать с персоналом, не позволяя ему выгорать? Что такое корпоративная культура, и как поддерживать её в здоровом и комфортном виде? Обо всём этом узнаете в нашей статье. 

1. Какие есть особенности подбора и управления персоналом в НКО
2. Работа в НКО: кому это подходит
3. Как НКО подбирать персонал
4. Как устроен отбор персонала
5. HR в НКО: методы отбора персонала
6. Адаптация нового сотрудника НКО в коллективе и к работе
7. Какую политику нужно вести НКО в отношении своего персонала
8. Забота НКО о персонале
9. О корпоративной культуре
10. Элементы корпоративной культуры

Какие есть особенности подбора и управления персоналом в НКО

Сектор НКО отличается неоднородностью, и в отдельных некоммерческих организациях сотрудники получают зарплату, сопоставимую с вознаграждением за труд в коммерческих структурах. Но есть и НКО, которые не имеют ресурсов на то, чтобы предложить сотрудникам конкурентные зарплаты. Тем не менее, люди идут работать в эту сферу, делая осознанный выбор в пользу деятельности, которая действительно необходима. Руководство людьми и управление персоналом – понятия практически идентичные, поскольку цели у этих видов деятельности одинаковые: организация рабочих процессов с использованием опыта, личных качеств, талантов, образования людей. Параллельно с этим необходимо обеспечить достижение ещё одной цели – удовлетворенности работников трудом, потому что нет ничего хуже нелюбимой работы!

Работа в НКО: кому это подходит

Неоплачиваемая работа из благих побуждений – вполне может быть разовой акцией, но постоянно работать без оплаты труда – невозможно. Потому что человеку на что-то нужно жить, и вообще – любой труд должен вознаграждаться и приносить моральное удовлетворение. Сотрудники НКО, осуществляющие профессиональную деятельность на постоянной основе, получают за это зарплату, они постоянно развиваются, как специалисты, и у них есть перспективы карьерного роста. Если человек принял решение влиться в эту структуру, то для начала имеет смысл примерить на себя роль волонтёра. Кстати, с этого начинали большинство крупных специалистов НКО, которые добились высоких результатов, в том числе, благодаря стараниям HR-менеджеров.

Сейчас многие люди, ставшие жертвами различных потрясений в виде пандемии и нестабильной геополитической обстановки, ищут работу «со смыслом» - просто потому, что хотят быть полезными, помогать другим и видеть конкретные результаты от своей деятельности. Некоторых кандидатов на должности маркетологов, юристов, бухгалтеров и прочих специалистов НКО приводят в эту сферу личные истории. Потому что они когда-то давно были подопечными фондов, а потом стали волонтерами. Имея за плечами профильное образование и желание работать в НКО, можно связать свою жизнь с некоммерческим сектором.

Позвонить

Как НКО подбирать персонал

Есть источники трудовых ресурсов, которые в некоторой степени гарантируют их качество. Но самым надёжным кадровым резервом являются уже имеющиеся сотрудники НКО. Собственные специалисты гораздо лучше «пришлых варягов», хотя бы потому, что они лучше знают свою работу. Им не нужно «вклиниваться» в новый коллектив и адаптироваться в нем, на что уходят силы и время. Ведь, уже имеющийся персонал НКО знает, с чем ему предстоит столкнуться в будущем, как этому можно противостоять и обернуть во благо! Если среди имеющихся специалистов НКО нет достойной кандидатуры, которой можно закрыть вакансию, то тогда придется искать кандидата на стороне. Вариантов может быть несколько:

1. Использование уже имеющихся сотрудников НКО в качестве агентов по поиску персонала. Люди, уже работающие в некоммерческой организации, прекрасно осведомлены об имеющихся вакансиях и новых постах. И среди их знакомых и друзей обязательно есть те, кто ищет работу. Новые сотрудники, принятые по рекомендации старых – оптимальный вариант.
2. Поиск и трудоустройство случайных претендентов. Это – те соискатели, которые самостоятельно обратились в НКО по поводу работы, потому что они «что-то слышали» об организации, и у них уже есть чувство лояльности к ней. Но случайные претенденты редко становятся высококвалифицированными кадрами.
3. Поиск через профессиональные ассоциации. Как правило, такие объединения имеют собственные сайты или хотя бы паблики в соцсетях. Через интернет-ресурсы можно найти нужных специалистов НКО, имеющих прямое отношение к конкретной сфере, например, к психологии или юриспруденции.
4. Поиск через кадровые агентства и Центры занятости. В первом случае, придется иметь дело с людьми, имеющими намерение сменить работу, а во втором – с безработными гражданами, среди которых обязательно есть подходящий кандидат, ввиду наличия солидных баз данных у ЦЗН.

Существует ещё несколько действенных способов поиска персонала НКО, которые предполагают размещение рекламы и подачу объявлений, посещение профильных конференций и прочих мероприятий, где можно «высмотреть» подходящего специалиста и «переманить» его в свою организацию. Кандидаты на вакантные должности обязательно есть среди клиентов и контрагентов, а ВУЗы – и вовсе являются «кузницами кадров», пусть и неопытных. Но особую ценность представляют бывшие сотрудники НКО, уволившимся по собственному желанию, но осознавшие опрометчивость своего решения.

Как устроен отбор персонала

Несколько кандидатов на одну вакантную должность – явление распространенное. Задача отбора персонала сводится к тому, чтобы выбрать соискателя, в полной мере соответствующего требованиям. Критерии отбора формируются именно на основании этого перечня требований, и чем он шире, тем проще сделать выбор в пользу конкретного кандидата. Для облегчения задачи необходим предварительный отбор. На этом этапе производится оценка документов соискателя и его профессионального опыта. Второй этап – более детализирован, потому что он предполагает прямой контакт с HR-специалистом или даже руководителем НКО. Соискатель, признанный подходящим по всем критериям для осуществления профессиональной деятельности в некоммерческой организации, приглашается на работу. И чаще всего, на испытательный срок, после истечения которого принимается окончательное решение о трудоустройстве.

Позвонить

HR в НКО: методы отбора персонала

Бывает, что на одно вакантное место претендует сразу несколько соискателей. В таком случае, отбор может производиться в заочном режиме, что требует тщательного изучения документов об образовании, резюме, результатов тестирования и анкетирования. Очный отбор предполагает использование других инструментов в виде собеседования, психологических тестов, деловых игр, оценки и проверки качеств, необходимых для работы в НКО. Для проверки этих качеств предусмотрены специальные механизмы, но самое главное – чтобы кандидат был единомышленником, способным понять и принять ценности организации, и имел серьезную мотивацию к работе. Внешний вид, презентабельность, мобильность, стремление к развитию, способность к обучению, осознанность выбора – все эти качества требуют объективной оценки и углубленного анализа.

Способы выявления качеств соискателя выбираются, исходя из требований к нему. Например, мотивацию к работе можно оценить на собеседовании или после анкетирования, а уровень профессионализма могут подтвердить документы об образовании, рекомендации, резюме, результаты тестирования. Чтобы оценить степень активности и инициативности, будущему специалисту НКО нужно дать возможность проявить свои таланты, для чего и существуют деловые игры и испытательный срок. Кстати, испытательный срок, собеседование, деловые игры и анкетирование позволяют выявить личные качества в виде: коммуникабельности, умения работать в команде, исполнительности, ответственности, трудолюбия и пр.

Адаптация нового сотрудника НКО в коллективе и к работе

Новый специалист НКО нуждается в правильной адаптации, поскольку от этого зависит скорость достижения ощутимых результатов. Такой сотрудник нуждается в повышенном внимании, потому что он должен максимально быстро обрести самостоятельность на новом рабочем месте и влиться в коллектив. Если HR-менеджер «проглядел» какие-то важные качества, то это значит, что он плохо справился с возложенными на него обязанностями, и теперь ему придется тратить свое время на обучение или вовсе – устраивать проверку на профпригодность.

Нового сотрудника НКО обязательно нужно ввести в курс дела, ознакомить его с должностными инструкциями, познакомить с коллегами. Для упрощения этой задачи некоторые некоммерческие организации уже ввели систему онбординга, которая отличается простым, но эффективным механизмом. Примерный алгоритм действий выглядит так:

1. HR-специалисту следует рассказать новичку о том, как выстроена работа в НКО, как протекают основные процессы, какие есть мероприятия внутри организации, как и когда они проводятся.
2. Новичку необходимо заполнить план адаптации и получить чек-лист, в котором указаны все рабочие нюансы, начиная доступом в систему CRM и заканчивая отключением сигнализации.
3. Новичку обязательно нужен, помимо руководителя и наставника, бадди, то есть, коллега, который может поспособствовать решению неформальных вопросов.
4. В любой НКО должен быть велком-бук, который будет полезен и сотрудникам НКО, работающим длительное время в организации. Велком-бук – это своего рода «книга вопросов и ответов», представленная в виде документа Word.
5. Если у некоммерческой организации есть подразделение или филиал в другом городе, то стоит новичку организовать поездку, чтобы он смог познакомиться с коллегами и расширить кругозор.

Какую политику нужно вести НКО в отношении своего персонала

Любой сотрудник НКО хочет знать, какое место в организации он занимает. От политики и действий НКО зависит то, насколько комфортно будет чувствовать себя каждый работник. При этом, огромное значение имеет личное отношение сотрудника к организации, где основными критериями выступают: уровень зарплаты, условия работы, возможность обучения и перспективы карьерного роста, поддержка со стороны НКО и пр. Когда происходит повышение уровня профессионализма и компетентности работников, то это указывают на то, что усилия, направляемые на работу с персоналом, не напрасны. И если организация не выполняет обещаний, данных конкретному специалисту НКО, то это негативно скажется на качестве его работы.

Внутри коллектива нужно создать атмосферу доверия, что крайне важно. Ведь, команда состоит из людей, выполняющих совместную работу ради достижения общих целей. А чтобы эта работа была четкой, слаженной и эффективной, нужно определить роль и функции каждого сотрудника НКО. Вот именно для этого и разрабатываются должностные инструкции, которые обязательно должны быть «живыми», что предполагает их регулярное использование. Должностные инструкции – базис для персонального планирования и курирования, и в их состав обязательно входят такие элементы, как:

• название должности, отражающее характер деятельности;
• цель должности, отображающая то, чего должен попытаться добиться сотрудник;
• список задач, а если их больше 10, то они могут быть сгруппированы по категориям;
• перечень требований к специалисту НКО, которым он обязан соответствовать, чтобы решить поставленные задачи;
• подотчетность и взаимодействие с другими сотрудниками.

Забота НКО о персонале

Эффективность работы любой команды зависит от ее физического состояния, микроклимата в коллективе и возможности профессиональной самореализации каждого специалиста НКО. Руководящий состав некоммерческой организации должен осознавать всю важность мероприятий, направленных на улучшение условий труда. И здесь имеются в виду не только физические аспекты, но и психологические. Полис ДМС, эргономичное рабочее место, прекрасно оснащенные локации для отдыха и приема пищи, образовательные курсы, интересные мероприятия – все это хорошо. Но ментальное здоровье персонала тоже имеет огромное значение, потому что от этого зависит атмосфера в коллективе, которая, в свою очередь, влияет на эффективность. Поэтому, отдельные НКО оплачивают своим сотрудникам визиты к психологу.

Но забота о персонале проявляется не только в этом, потому что можно привести немало достойных примеров, когда некоммерческая организация принимает нестандартные решения, которые иногда становятся трендовыми. Например:

1. Гибкий график работы, который позволяет избежать опозданий и делает работу сотрудников более продуктивной.
2. Корпоративное волонтерство, которое является не только отдыхом от офисной работы, но и позволяет оценить масштабы деятельности некоммерческой организации, увидеть смысл её работы и конкретные результаты.
3. Программа онбординга, о которой рассказано выше.
4. Оплата онлайн-курсов и прочих образовательных инструментов, способствующих личному росту и повышению уровня профессионализма.
5. Встречи с психотерапевтами, которые предлагают слушателям интересные лекции на актуальные темы. Например, профессиональное выгорание.

Кроме того, в каждой НКО проводятся еженедельные мероприятия, например, планерки, которые имеют разные форматы, вплоть до неформальных. И если на официальных планерках сверяются показатели и обсуждаются текущие задачи, то на неформальных планерках сотрудники НКО делятся с коллегами своими личными историями, либо обсуждают проекты и вносят интересные предложения. Плюс к этому – корпоративные мероприятия, которые способствуют сплочению коллектива. Чтобы выявить потребности персонала, определить степень удовлетворенности работой, нужно просто разговаривать с людьми! И это – прямая обязанность HR-специалиста, который несёт свою долю ответственности за работоспособность команды.

О корпоративной культуре

Основой корпоративной культуры является открытое общение. Если его нет, то полноценной командной работы не будет. Выстроить коммуникации в коллективе – не так просто. Потому что для этого постоянно чего-то не хватает, например, мотивации, времени, командных или индивидуальных целей, прозрачности организации. Или наоборот - наблюдается переизбыток отдельных элементов. К примеру, это – регламенты, требующие соблюдения, внутрикоммандная конкуренция, бюрократия и пр. Чтобы выстроить коммуникации в коллективе, руководителю НКО следует задать вопрос: «для чего это нужно?». Ответ – прост: чтобы сотрудники НКО стали одной командой, создание которой невозможно в принципе, если между ее членами нет взаимопонимания.

Если корпоративная культура основана на прозрачности и открытости, то это существенно поспособствует формированию эффективной команды и повысит качество её работы, благодаря возросшей мотивации и удовлетворенности сотрудников. К тому же, сократится текучесть кадров и снизятся риски возникновения конфликтов, что возможно за счёт раннего выявления проблем. Но для формирования правильной корпоративной культуры придется использовать какие-то инструменты, и не просто использовать, а внедрять! И вот на этом этапе может возникнуть проблема. Потому что все новые инструменты вызывают отторжение у коллектива. Причины – отсутствие информации, обучения, представлений об инструменте, страх перед изменениями.

Элементы корпоративной культуры

По сути, корпоративная культура – это направления, в которых люди могут себя проявить:

1. Общение. Оно может быть не только реальным, но и виртуальным, что предполагает использование соцсетей или иных платформ, где сотрудники НКО привыкли обсуждать профессиональные задачи. И очень желательно, чтобы личные вопросы не пересекались с рабочими.
2. Работа с идеями. Она вполне может проходить в формате коворкинга, но использование различных онлайн-платформ, специально предназначенных для обсуждения идей, теперь считается едва ли не идеальным вариантом!
3. Документооборот. Теперь он осуществляется путем применения различных сервисов.
4. Общение в формате видеозвонков. При желании можно организовать целую видеоконференцию или другое масштабное мероприятие.
5. Обсуждение новостей. Для этого даже не нужно собираться за «круглым столом», потому что достаточно создания корпоративного канала в мессенджере или закрытого паблика в соцсетях.
6. Обучение сотрудников. Привлечение спикеров и тренеров со стороны – это одно, а создание собственного хранилища информации, к которому будет иметь доступ каждый специалист НКО – это совершенно другое! Потому что эта база знаний отличается доступностью и имеет прямое отношение к деятельности некоммерческой организации.
7. Работа с клиентами, контрагентами и партнёрами. Чтобы она была эффективной, требуется инструмент, при помощи которого можно систематизировать информацию – CRM-система.

Также, помимо онлайн-инструментов необходимо использовать и реальные, большинство из которых предполагают личные встречи, в том числе, в неформальной обстановке. К примеру, это может быть банальный перерыв на кофе, сопровождающийся разговорами на темы, не имеющие отношения к работе. Плюс к этому: мастер-классы, презентации, квизы, соревнования, корпоративные мероприятия.

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---