• Регистрация НКО - 17500 рублей.
  • Удаленно через ЭЦП, скидка 30%
  • Бух.учет от 1500 р. в месяц.
  • В 48 регионах РФ. 38 Экспертов.
  • - ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!
  • При поддержке Общероссийской "Партнер"
8 (800) 100-6071

Бухгалтерский учет НКО - Кадровое делопроизводство в НКО в 2021 году

вернуться назад

Кадровое делопроизводство в некоммерческих организациях

Несмотря на то, что получение прибыли не являетя основной целью НКО, ведение кадровой документации является необходимым условием существования организации. Сотрудники некоммерческой организации также обязаны заключать трудовые договоры. Ниже мы собрали необходимую информацию об организации и классификации кадрового делопроизводства для НКОЁ

  1. Понятие кадрового делопроизводства 
  2. Трудовой договор в НКО
  3. Организация кадрового делопроизводства 
  4. Классификация кадровой документации

 

Понятие кадрового делопроизводства

Делопроизводство – это область деятельности, гарантирующая документирование и организацию деятельности с официальными документами. Официальный документ – это документ, созданный физическими или юридическими лицами, оформленный и подтвержденный в установленном порядке.

Документ – это основной метод регистрации управленческой и другой информации в технологии управления. Качество утверждаемых решений и эффективность работы организации во многом зависит от результативности организации работы с документами.

Понятие кадрового делопроизводства значительно уже. Оно предполагает организацию работы с документами именно по кадровым вопросам. Кадровая документация – состав статей (документов), показывающих существование и движение трудовых ресурсов.

Кадровое делопроизводство – это сфера деятельности, документирующая трудовые отношения. Информация о существование и перемещение персонала фиксируется, таким образом, все кадровые операции принимают документальное оформление (увольнение, прием, командировка, перевод, поощрение, отпуск и так далее.

Трудовой договор в НКО

Некоммерческие организации (НКО) не преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности в отличие от коммерческих юридических лиц. НКО, как правило, имеют совсем немногочисленный штат сотрудников, а иногда состоят только из руководителя и нескольких членов, действующих на добровольной основе. Несмотря на это, на НКО распространяются все требования действующего законодательства, касающиеся ведения кадровой документации и оформления трудовых отношений.

Изначально обязанности по ведению кадрового учета лежат на непосредственном руководителе организации (лице, имеющем право действовать от имени НКО без доверенности). Обычно обязанности по ведению кадрового учета и всех сопутствующих документов возлагаются на бухгалтера организации специальным приказом руководителя. (т.к. многие вопросы и документы кадрового учета тесно связаны с оплатой труда), но это может быть и другой сотрудник.

Основным положением для начала отношений работника и работодателя является трудовой договор. Трудовым договором считается взаимное согласие между работником и работодателем, согласно которому работодатель обязуется обеспечить сотруднику работу по определенной трудовой функции, предоставить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и другими нормативно-правовыми актами, соглашениями, коллективным договором, включающие нормы трудового права, выплачивать заработную плату вовремя и в полном размере, а работник, в свою очередь, обязуется следовать правилам внутреннего трудового распорядка, самостоятельно делать определенную данным договором трудовую деятельность.

Сторонами трудового договора считаются: работник – граждане, не младше 16 лет;  работодатель – учреждения, организации, предприятия любой формы собственности, отдельные граждане.

В трудовом договоре указывают: наименование работодателя и фамилия, имя, отчество работника, подписавших данный договор.

Существенными условиями трудового договора считаются: дата начала работы; место работы; название специальности, должности, профессии в соответствии со штатным расписанием предприятия; режим труда и отдыха; разновидности и правила социального страхования; права и обязанности работодателя; права и обязанности работника; условия заработной платы.

Трудовой договор создается в двух экземплярах, в письменной форме, подписывается обеими сторонами. Один из экземпляров хранится у работодателя, второй отдается работнику.

В законодательстве Российской Федерации не существует единого образца трудового договора, в связи с чем, работники кадровой службы могут использовать примерную форму.

Организация кадрового делопроизводства

Начинается организация кадрового делопроизводства с составления положения, в которое входят права и обязанности, задачи, функции.

Положение об отделе кадров включает в себя следующие пункты:

Общие положения. В этом пункте определяется подчиненность директору предприятия отдела кадров.

Задачи. Данный пункт состоит из конкретно выраженных направлений деятельности отдела кадров, основными из которых являются осуществление работы по постановке, использованию рабочих; обеспечение подбора персонала; создание кадрового резерва, организация устойчиво работающего коллектива; формирование системы учета кадров.

Структура. В этом пункте установлен порядок подготовки и утверждения структуры отдела, зафиксированные за ним отделы, направления работы и численность отдела.

Функции. В пункте указаны функциональные обязанности в области кадровой деятельности, которые включают в себя: подготовка планов формирования кадров, согласно программе развития организации; учет личного состава предприятия; анализ профессиональных качеств работников, их состав для того чтобы использовать их более рационально; оформление приема, увольнения, перевода персонала, согласно ТК РФ; разработка методов для повышения квалификационного и образовательного уровня работников; инструктаж и контроль сотрудников отдела кадров; исследование движения кадров и анализ текучести кадров, создание мероприятий по ее предотвращению; создание кадрового резерва предприятия на выдвижение; разработка документов для выдвижения работников к поощрению и награждению; разработка вариантов по усовершенствованию использования персонала; разработка материалов для аттестационной комиссии; подготовка мер по трудоустройству высвобождаемых сотрудников; организация контроля за трудовой дисциплиной и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия; ведение полной отчетности по кадровым задачам.

Взаимоотношения с другими подразделениями организации. Данный пункт включает в себя ряд документов, которые отправляются из отдела кадров в бухгалтерию и документов, которые приходят в отдел кадров.

Права. В этом пункте содержаться полномочия, которыми наделен отдел кадров.

Ответственность. В пункте определена степень ответственности сотрудников отдела кадров за выполнение функций и ответственность сотрудников отдела, устанавливаемая должностными инструкциями.

О значимости кадровой документации говорит то, что каждый кадровый документ фиксирует важные юридические факты, которые являются базой совокупности соответствующих друг другу обязанностей и прав работодателя и работника.

Сделать трудовые отношения более понятными – главная роль кадровой документации. Разумеется, что наиболее четкая регламентация всех прав и обязанностей важна как работнику, так и работодателю. Кадровая документация определяет условия, соблюдение которых предоставляет сотруднику стабильность, а руководству - увеличение управляемостью работниками.

Классификация кадровой документации

Во время образования и утверждения трудовых отношений в НКО в кадровой службе возникает большое количество документов, которые представляет собой кадровую документацию. Совокупность данных документов классифицировать по разным признакам.

Происхождение документации НКО

По личному составу. В эту группу входят приказы о приеме на работу, увольнении, об отпуске, личная карточка сотрудника. Большая часть кадровых документов по личному составу унифицирована.

Документы относятся к функционированию организации труда и управлению персоналом. К данной группе относятся положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, структура и штатная численность.

По основным кадровым операциям выделяют ряд кадровых документов:

Документы по приему на работу: заявление о приеме на работу; приказ о приеме на работу;  протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу; контракт о назначении в должность.

Документы по переводу на иную работу: приказ о переводе на иную работу; заявление о переводе на иную работу; представление о переводе на иную работу.

Документы по оформлению отпусков: заявление о предоставлении отпуска; график отпусков; приказ о предоставлении отпуска.

Документы по оформлению дисциплинарных взысканий: приказ о наложении дисциплинарного взыскания; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Документы по увольнению с работы: приказ об увольнении; заявление об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

Документация по оформлению поощрений: приказ о поощрении; представление о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

Основываясь на управленческих вопросах, кадровые документы можно различить по функциональному признаку документов, объединенные одним происхождением:

Организационно-правовая документация НКО 

Правила внутреннего трудового распорядка; график отпусков; штатное расписание; должностные инструкции; положение о структурном подразделении. Персональная документация: трудовая книжка; личная карточка работника; личное дело.

Учетная кадровая документация: документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом; учетные формы кадровой документации.

Договорная документация: трудовой договор; коллективный договор.

Информационно-справочная документация.

Распорядительная документация: приказы по личному составу.

Самой большой группой кадровых документов НКО является организационно-распорядительная документация, включающая в себя вопросы соблюдение трудовой дисциплины, документирование движения кадров, аттестацию персонала и многие другие.

К организационно-распорядительным документам кадровой службы относят:  организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о кадровой службе, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции.

Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия. Его структура включает в себя: права и обязанности работников и администрации, порядок приема и увольнения рабочих, время отдыха, ответственность за нарушение трудовой дисциплины, вознаграждение за успехи в работе. Каждый работник должен ознакомиться с данным документом при приеме на работу.

Положение кадровой службе включает в себя: общие положения, взаимоотношения с другими подразделениями организации, структуру, задачи, функции, права и обязанности, ответственность кадровой службы.

Штатное расписание – это документ в котором регламентируется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы, должностных окладов, перечня структурных подразделений, количества штатных единиц.

Штатное расписание утверждается ежегодно, первым числом нового календарного года. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.

График отпусков – это обязательный нормативный акт, составляемый ежегодно не позднее, чем за две недели до нового календарного года.

Должностная инструкция – это правовой документ, в котором определяются права и обязанности, общие положения, задачи, функции персонала организации.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, утверждается руководителем. Составляется отдельно для каждой должности предприятия и предоставляется сотруднику при заключение трудового договора, при временном исполнение обязанностей, при переводе на другую должность .

Регистрация НКО под ключ - 17500р

Сами готовим, подаем и получаем

Печать и расчетный счет в подарок

Позвонить: 8(800)100-60-71

*Стоимость в Москве и МО составляет 19500р

Распорядительные документы

 Распорядительные документы носят важную роль в управлении любых форм собственности. К ним относятся постановления, решения, приказы, указания по вопросам работы с кадрами, инструкции, циркуляры, а также приказы по личному составу, показывающие движения кадров, их оценки, учета и так далее.

Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия для внутренних документов. Такими приказами оформляются увольнение, прием и перевод персонала предприятия.

Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких рабочих, они состоят из несколько пунктов, каждый из которых затрагивает отдельного рабочего.

Приказ по основной деятельности – это распорядительный документ, отражающий внешнеэкономическую деятельность, вопросы кредитования, планирования, финансирования, отчетности, производственно- хозяйственной деятельности, улучшения структуры и организации предприятия и так далее.

Решения – правовой документ, создаваемый коллегиальным органом по важным вопросам, или для введения в работу положений и норм.

Информационно-справочные документы НКО

Так же существуют информационно-справочные документы, которые содержат информацию о фактическом положении дел в организациях. К ним относят: докладные и объяснительные записки, справки, сводки, акты, письма, телеграммы и т.п.

Докладная записка – это документ на имя руководителя организации или в вышестоящей организации. Докладная записка представляет собой изложение какого- либо вопроса или факта, отражающего производственную деятельность предприятия. Может быть оформлена в рукописном виде .

Объяснительная записка – это документ, составляемый работником предприятия, в котором он объясняет причины невыполнения поручения, нарушения трудовой, технологической или производственной дисциплины. Может оформляться рукописным способом.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, для подтверждения выявленных событий, фактов или действий. Акты фиксируют результаты проверок, ревизий, инвентаризаций предприятия и отдельных должностных лиц.

Справкой является документ, который описывает или свидетельствует о действительности каких-либо событий или фактов. Справки составляются в двух экземплярах, один из которых подшивается в дело, а второй направляется адресату

Служебные письма оформляются на специальных бланках, зачастую, с угловым указанием реквизитов. Письма состоят из двух частей. В первой части указывают причину составления письма, а во второй предложения, выводы и просьбы.

Телеграмма – это официальное сообщение. Бывают срочными, правительственными, международными и простыми. Текст должен быть максимально кратким, исправлений быть не должно.

В каждой организации существуют регистрационные журналы, в которых ведется учет всей кадровой документации. Очень важен правильный и своевременный учет документов (нумерация и запись даты регистрации документа), так как это придает юридическую силу документу, который впоследствии может помочь в трудовом споре. Некоторые формы журналов унифицированы, другие создаются на самом предприятие.

Обязательные и специфичские документы кадровой службы

Обязательные документы кадровой службы включают в себя: штатное расписание, личную карточку, правила внутреннего трудового распорядка, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, табель учета рабочего времени, трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, книга учета по охране труда, инструкцию по охране труда, положение о защите персональных данных сотрудников, заявления работников, журнал учёта мероприятий по контролю, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них.

К документам, которые зависят от специфики предприятия, относят: инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности, положение о неразглашении коммерческой тайны, график сменности, книга прохождения медицинской комиссии.

Документы, которые имеют рекомендательный характер: положение об оплате труда, личные дела, коллективный договор, справки о трудовой деятельности, должностные инструкции, докладные записки, копии приказов об увольнении и приема на работу, журнал учёта военнообязанных.

Документов, которые относятся к документам кадровой службы значительно больше. К ним относят отчетную и плановую документацию, переписки с другими организациями и контролирующими органами, нормативно и нормативно-справочная документация.

Внутри НКО должен существовать свой точный порядок, которым определяется строго определенное место каждого документа в системе организационного документооборота.

Сроки хранения кадровой документации относят к долговременному хранению. Все сроки устанавливаются управленческими документами, создающимися в деятельности каждого предприятия, с определением сроков хранения, которые утверждены Руководителем Федеральной службы России. По срокам хранения приказы по личному составу делятся на две категории: сроком хранения 5 лет и сроком хранения 75 лет. Приказы о взысканиях, дежурствах, предоставление очередных и ученических отпусках, краткосрочных внутрироссийских командировках – хранятся 5 лет. Все остальные приказы по личному составу – 75 лет.

Остались вопросы?

Пишите или Звоните!

8(495)003-45-71 (МСК), 8(812)629-00-03 (СПБ), 8(800)100-60-71 (по России).

Вам также может быть интересно:

Особенности бухучета НКО

Бухгалтерский учет пожертвований НКО

Бухучет в новой НКО

 

 

 

Имя:
Телефон:
Email:
Текст:

Статьи

00:00 12/12/2021 г.
Список всех необходимых услуг для НКО в одном месте. Более 40 специалистов во всех необходимых направлениях. Эксперты для решения сложных задач и недорогой аутсорсинг сотрудника для решения простых. Перечислим каждую из услуг и зачем она нужна. Уверен, что о некоторых из них Вы не знали...
16:12 05/02/2021 г.
Что нужно знать после создания НКО. Обязательные действия, после регистрации НКО.
17:49 13/01/2021 г.
Каждый год появляются новые источники финансирования НКО. Мы подробно разберем внутренние и внешние источники, иностранное финансирование НКО. Также рассмотрим современные способы финансирования, как фандрайзинг и эндаумент.
22:30 08/01/2021 г.
В данной статье мы подробно рассмотрим преимущества договора лизинга для НКО. Развернуто ответим на вопросы о том, какая некоммерческая организация может получить автомобиль в лизинг и как это сделать
17:09 21/04/2020 г.
Эксперт в сфере продвижения и сопровождения НКО и их деятельности разъяснит 7 способов развития вашей некоммерческой организации в 2021 году. Уникальная стратегия развития некоммерческой организации и на какую поддержку государства можно рассчитывать.
00:00 20/02/2019 г.
Прежде чем вносить изменения в НКО любой из форм, необходимо ответить на несколько вопросов: Можно ли в вашей форме внести необходимые изменения впринципе. Куда подавать эти изменения в Минюст или ФНС. Если изменений несколько, какими этапами их подавать и в какой очередности. Придется ли из-за изменений приводить в соответствие (писать заново) Устав.
00:00 20/02/2019 г.
Итак. Вы решили создать Некоммерческую организацию, знаете чем хотите заняться, но вот вопрос: какая организационно-правовая форма Вам подходит. Возьмем основные формы НКО, перечислим каждую из них, и рассмотрим для чего предназначена каждая.
11:51 07/11/2018 г.
В конце июля 2017 года принят новый закон, который вступает в силу с 2019 года: ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (№ 217-ФЗ). Уже, исходя из названия данного закона, можно сделать выводы о грядущих изменениях. Изменяться или дополняться ранее принятые законодательные акты. Переходный период установлен сроком на 5 (пять) лет.

Оставьте свои данные и наш специалист свяжится с вами.